[강석태의 PPT 정복하기] #1. 피곤하고, 피하고 싶고, 초보티 나는 PPT 어떻게 해야 할까요? – LG 공식 블로그
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[강석태의 PPT 정복하기] #1. 피곤하고, 피하고 싶고, 초보티 나는 PPT 어떻게 해야 할까요?

작성일2015-05-26

안녕하세요. LG블로거 강석태입니다.

한 달에 한번쯤 직장맘인 아내는 주말에 쉬고 있는 제게 숙제를 던져줍니다. 회사 직원들에게 발표할 자료를 수정해 달라는 지시(?)를 내려주곤 하죠. 회사에서 PPT 만드는 게 일상인 저와 달리 회계 업무를 맡고 있는 아내는 PPT 만드는 게 큰 스트레스인가 봅니다. 아내의 경우처럼, 대부분의 직장인들이 PPT 작성 때문에 스트레스를 받을 거라고 생각합니다.

강석태 피피티

LG CNS 강석태 차장의

피곤하고, 피하고 싶고, 초보티나는 PPT! 어떻게 하죠? #1. 입문편

 PPT, 왜 어렵게 느껴지는 것일까요?

직장인들이 PPT 보고서를 어렵게 느끼는 이유는 아래와 같은 이유라 생각됩니다.

첫째, 워드나 엑셀과 달리 파워포인트는 정해진 서식이 없기 때문에 작성자가 서식을 만들어야 하는 것에 대해 부담을 느끼게 됩니다. 워드의 경우 글머리 번호 매기기를 제외하고선 특별한 양식이 있는 것은 아니죠. 엑셀 또한 행과 열에 맞춰서 필요한 블록을 지정해서 내용을 입력하면 됩니다. 그렇지만, PPT의 경우 작성자에 따라 문서의 형식이 달라집니다. 문장을 나열하거나 글머리 꼴을 써서 워드처럼 작성한 PPT가 있는 반면, 화려한 애니메이션과 그래프로 한편의 비디오를 보는 듯한 PPT도 있습니다. 작성자의 스킬에 따라 문서의 수준이 크게 차이가 나는 것이죠.

둘째, PPT는 혼자 만의 문서가 아니라는 것입니다. 대부분 직장 상사에게 보고해야 하거나, 임직원들 앞에서 문서를 발표해야 하는 경우가 많습니다. 아니 사실 이런 용도에 적합한 게 바로 PPT이기도 합니다. 메모처럼 작성해도 되는 문서가 아닌, 깐깐한 직장 상사에게 검토 받고 승인 받아야 하는 문서가 대부분이기에 PPT 문서 작업은 항상 신경 쓰일 수 밖에 없죠.

셋째, PPT 보고서 작성에는 ‘늘 시간이 부족하다’는 것입니다. 상황에 따라서는 몇 시간 후에 보고해야 하는 경우도 생깁니다. 제안서 조차도 갑작스럽게 발표 일정이 잡히는 경우도 허다합니다. 필자 또한 PPT 문서를 만드는 데 충분한 시간이 주어졌던 적은 그다지 없던 것 같습니다. 늘 부족한 시간 속에서 보고서를 만들어야 하는 게 직장인들의 숙명이죠.

PPT 이미지

 PPT, 멋지게 꾸미는 것이 정답일까요?

가끔 인터넷을 떠도는 PPT 템플릿이나 보고서 작성 사례를 보면 디자이너 수준에 버금갈 정도로 화려하게 꾸며진 문서들이 많이 있더군요. 슬라이드 효과와 같은 파워포인트의 고급 기능을 완벽하게 활용하고, 이미지나 도형을 원하는 대로 디자인하여 포토샵에 가까운 문서로 승화시킨 경우도 있었습니다. 물론 파워포인트의 기능이 더 다양해지고, 사용하기 쉬워지는 것도 많은 이들이 고급 기능을 활용할 수 있는 배경이 될 수도 있었겠죠.

그렇지만, 필자가 경험한 바로는 비즈니스 문서에 파워포인트의 고급 기능을 넣어서 문서를 만든 사례는 극히 보기 드물더군요. 대부분의 문서는 단조로운 색이 주로 사용됩니다. 발표가 있을 때도 간단한 그라데이션만 배경에 활용하는 게 깔끔합니다. 사실 애니메이션 효과는 대중들에게 강의하는 경우를 제외하고는 보고서나 제안서에는 사용되는 경우도 드뭅니다. 어쩌면 인터넷에서 공유되고 있는 파워포인트 팁의 대다수는 거의 활용되지 않을지도 모릅니다. 그런데도 많은 이들이 파워포인트의 고급 스킬을 배우기 위해 부단한 노력을 기울이고 있더군요. 마치 그 스킬을 배우게 되면 보고서를 빠르고, 깔끔하게, 그리고 간결하고 명확하게 쓸 수 있을 것이라 생각하는 것 같습니다.

PPT수정

그라데이션 기능으로 PPT 배경 만들기

빈 슬라이드에서 배경서식 – 채우기 – 그라데이션 채우기 에 들어갑니다.
1.그라데이션의 종류
선형, 방사형, 사각형 등 다양한 형태의 그라데이션을 활용할 수 있습니다.
2. 중지점 활용
중지점을 활용해서 장표에 들어갈 색을 선정해 줍니다.
여러가지 색이 아닌 같은 색감에서, 어두운 톤에서 밝은 톤으로 대비되는 색으로 선정하시는 게 좋습니다.

스킬을 배우면 분명 빠르게 쓸 수 있는 것은 사실 입니다. 필자 또한 PPT의 다양한 단축키 등을 활용해서 작업 시간을 최대한 줄이고 있습니다. 깔끔하게 문서를 만들 수도 있습니다. 그렇지만 ‘간결하고 명확하게’는 파워포인트 스킬과는 전혀 다른 문제인 것 같습니다. 저는 PPT보고서가 본질적으로 어렵게 느껴지는 가장 큰 이유가 ‘어떻게 간결하고 명확하게’ 작성할 수 있는지에 대해 대다수의 직장인들이 어렵게 느끼기 때문이라고 봅니다.

즉, PPT 보고서가 어려운 본질은 글쓰기가 어렵기 때문입니다. 글을 쓰기 위해 논리적으로 내용을 구성하는 사고하는 능력이 충분하지 않아서입니다. 그리고 논리적으로 내용을 구성하기 위해서는 보고서가 다루고 있는 주제에 대한 자료와 연관 지식이 부족해서 입니다. 주제에 대해 충분한 지식을 보유하고 있고, 그것을 논리적으로 구성하여 문장으로 표현할 수 있다면 PPT 보고서는 단 한 장으로도 충분합니다. 오히려 시간이 부족한 임원들은 간결하고 명확한 단 한 장의 보고서를 선호합니다.

좋은 PPT

좋은 PPT와 좋은 글쓰기는 근본적으로 같다!

1. 깊이 있는 조사로 지식과 자료를 충분히 보유한다.
2. 내용을 오랜 시간 고민하여 논리적으로 구성한다.
3. 간결하고 명확한 단 한 장의 보고서로 만들려고 노력한다.

그렇지만, 대부분의 경우 자료 조사가 충분하지 않거나, 논리적으로 구성되지 않아서 보고서를 읽어보면 이해하기도 어렵고, 장황한 문서가 되는 경우가 많습니다. PPT는 다른 문서 양식과 달리 논리적 전개의 취약성이 쉽게 드러나게 됩니다. 그것도 공개된 장소에서의 프레젠테이션에서는 PPT 내용의 수준이 확실하게 드러나게 됩니다.

파워포인트 스킬로는 결코 논리적 전개나 사고력을 키워줄 수 없습니다. 아무리 PPT 파워포인트 기술을 완벽하게 습득한다 해도 가장 기본적인 논리적 전개나 업무 전문성이 없으면 PPT 스킬은 겉치장에 불과할 뿐입니다.

그렇기 때문에 PPT보고서를 잘 만들려면 글 쓰는 능력부터 키워야 합니다. 자료를 수집하는 노력부터 기울여야 합니다. 자료를 수집하여 분석하고 그 속에서 의미 있는 시사점을 발견할 수 있는 직관력을 키워야 합니다. 그리고 그것을 논리적인 전개를 시킬 수 있는 프레임워크를 배워야 합니다. 다만 이 능력들이 결코 단시간 내에는 이뤄질 수가 없죠. 그래도 보고서를 잘 쓰고 싶다면 스킬을 배우는 것보다 논리의 기술을 배우는 게 선행해야 합니다.

PPT, 왜 초보티가 나는 것일까요?

그런데 전문적인 지식을 보유하고 있는데다가 나름대로 논리적으로 보고서를 작성한 것 같은데 왜 내 문서만은 유독 초보처럼 보이고 정리가 안된 듯한 느낌이 드는 걸까요? 대부분의 경우 내용이 부족해서 문제가 되는 경우는 드뭅니다. 오히려 부족해 보일까 봐 슬라이드에 내용을 더 채우려고 하거나, 제대로 전달이 되지 않는 듯 하여 문서를 더 꾸미려고 해서 문제가 생기는 것이죠. 보고를 받는 이가 잘 이해를 못한다는 것입니다.

이런 류의 문서들은 보는 이가 답답할 정도로 여백 없이 공간에 내용이 가득 차 있습니다.  문단이나 단어들이 가지런히 정돈이 되어 있지도 않습니다. 도형의 색깔이나 굵기 등도 기본 도형만 주로 사용합니다. 내용 면에서도 중복된 문장이 반복적으로 사용되거나 불필요한 문장도 문서 중간 중간에 눈에 띕니다. 문서를 처음 보면 왠지 준비 안 된 듯 한 느낌을 지울 수가 없습니다. 문서를 제대로 가다듬지 않기 때문입니다.
필자는 문서는 ‘채우고, 꾸미는 과정’이 아니라 ‘채우고, 가다듬는 과정’이라고 생각합니다. 대다수의 초보들은 슬라이드에 내용을 많이 채우려고 하고, 멋지게 꾸미려고 합니다. 그렇지만, 제가 본 PPT의 고수들은 채우려 하지 않고 간결하게 하려 하고, 꾸미려 하지 않고 가다듬는다는 것입니다.

ppt 꾸지려 하지 말고

PPT, 꾸미려 하지 말고 가다듬으세요!

1. 글자 단락, 간격을 일정하게 맞추고 가지런히 정렬한다.
2. 불필요하고 중복되는 단어나 문구가 없는지 꼼꼼하게 확인한다.
3. 여백을 적절하게 활용해 가독성을 높인다.
4. 단조로울지라도 여러 폰트색보다는 검정 폰트색을 주로 사용한다.
5. 다양한 효과 보다는 간단한 박스와 도형으로 내용을 정리한다.

채우지 말고 비우고, 꾸미지 말고 가다듬는데 집중을 해보시면 문서의 수준이 확실하게 달라집니다. 필자는 블로그를 통해 지금껏 경험해왔던 문서 작성 경험을 토대로 PPT 보고서를 작성하는 방법을 공유 드리고자 합니다. 또한, 여러분의 이해를 돕고자 실제 비즈니스 문서 작성 사례도 공유드릴 것입니다. 다음 편에서 이어지는 PPT 정복하기. 기대해주세요!

강석태 프로필

『아이디어 기획의 정석』(도서출판 타래)의 저자. LG CNS에 재직 중이며 14년 동안 서비스 기획 및 신사업기획 업무를 맡고 있다. 노트북을 매일 끼고 살지만, 종이 위에 그려지는 그림과 글씨에 더 큰 매력을 느낀다. 지금껏 수만 장의 문서를 만들었지만 여전히 읽는 이가 저절로 납득할 수 있는 문서를 만드는 방법을 고민 중이다.