[강석태의 PPT 정복하기] #4. 짧고, 간결하고, 명확하게 줄여 쓰세요 – LG그룹 공식 블로그
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[강석태의 PPT 정복하기] #4. 짧고, 간결하고, 명확하게 줄여 쓰세요

작성일2016-03-07 오후 5:30

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LG CNS 강석태 차장의 PPT 정복하기


① 피곤하고, 피하고 싶고, 초보티 내는 PPT! 어떻게 할까요?

② 파워포인트를 만들기 전에 종이에 밑그림을 그리세요

③ 스토리보다 강력한 설득 방법은 없습니다

④ 짧고, 간결하고, 명확하게 줄여 쓰세요

⑤ 글보다 그림으로 표현하세요

⑥ 채우려 하지 말고 비워야 합니다

⑦ 고수와 초보의 차이는 디테일에 숨어 있습니다

⑧ 단축기능을 쓸수록 퇴근 시간이 빨라집니다

직장인의 삶과 애환을 다루어 인기를 끌었던 만화 ‘미생’에서는 주인공 장그래가 직장 상사의 지시를 받고서 문장 줄이기 연습을 하는 장면이 나옵니다. 장그래는 익숙하지 않은 문장 줄이기 연습 때문에 밤을 꼬박 세우며 문장을 줄여 나갑니다. 업계에서 통용되는 용어를 사용하거나 의미 없는 단어나 설명은 삭제를 해나가면서 아래와 같이 간략하고 명확한 문장으로 바꾸어 나가죠.

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사실 장그래가 줄인 문장은 무역 분야의 비전문가인 저로서는 이해하기가 어려운 문장입니다. ‘물동량’이라는 전문적인 용어가 일반 사람들이 쉽게 이해하기 힘든 대표적인 단어일 것입니다. 이처럼 회사에서 쓰는 보고서나 기획서 속의 문장 표현이나 용어들은 우리가 일상적으로 쓰는 말과는 일반적으로 많이 다릅니다. 블로그와 같은 개인 매체에 쓰는 글은 머리 속에 떠오르는 문장을 그대로 쓰거나 조사나 부언 설명을 덧붙여 가면서 쓰기 때문에 긴 장문이 될 가능성이 많습니다. 반면에 보고서나 기획서에 쓰이는 비즈니스 글쓰기대부분 짧고 간결합니다. 앞서 장그래가 문장 줄이기에 활용했던 것처럼 업계나 기업 내에 통용되는 용어를 사용하거나 불필요한 표현을 최소한으로 줄여서 짧고 간결하게 쓰는 것이 특징이죠.

당신의 문서를 여유 있게 읽어줄 리더는 없다

왜 비즈니스 문서는 이렇게 짧고 간결하게 써야 할까요? 필자가 오랜 시간 동안 비즈니스 문서를 만들어보고 또 동료들의 문서를 보면서 느낀 결론은 아래와 같습니다.


우선, 보고서를 위한 시간과 지면은 항상 ‘한정적’이라는 것입니다. 특히 장문의 보고서와 문장을 여유 있게 읽을 수 있는 리더는 많지 않습니다. 비즈니스 현장은 실제 전쟁터는 아니지만 매일 촌각을 다투는 일들로 가득 차 있습니다. 시시각각 변화하는 정보를 놓치지 말아야 하고 잠시 자리를 비운 사이 꽉 찬 메일을 빠르게 읽어야 하며 보고서를 작성하고 검토하느라 많은 시간들을 보냅니다. 리더들도 바쁜 건 마찬가지죠. 부하 직원들이 올리는 결제 서류, 보고서, 기획서 등을 검토하고 회의에 참석하느라 쉴 시간이 없습니다. 직장인들에게 시간은 황금과 같은 것이죠.

그런 그들에게 장문의 보고서를 들이민다는 것은 읽지 말라는 것과 같습니다. 짧은 보고서라 하더라도 장문의 문장은 ‘도대체 요점이 뭐야?’라는 질타를 받을 수 있는 것이죠. 그래서 좋은 보고서는 간결하고 명확할 뿐 더러 그 속에 담긴 문장들도 짧고 간결하며 명확한 게 특징입니다.

비즈니스 문서는 소설이 아니다

비즈니스 문서는 누가 읽느냐에 따라 다르게 해석되어서는 안 되기 때문에 이해하기 쉽고 명확해야 합니다. 회의 내용을 기억에 의존하지 않고 회의록에 남기는 것도, 프로젝트 제안을 구두로 발표할 수도 있지만 제안서의 형태로 제공하는 것도 그 자리에 참석한 이들 외에 관련된 누군가가 그 문서 만으로 이해하고 업무를 실행하거나 의사결정할 수 있어야 하기 때문이죠.

비즈니스 현장에서 문서에 담긴 문장이 읽는 이에 따라 해석이 제 각각이라면 프로젝트나 비즈니스를 위험한 상황으로 몰고 갈 수도 있습니다. 특히 중요한 사업기회나 투자 비용에 관련된 비즈니스 문서의 경우 문장 자체가 주는 의미가 명확해야 의사결정을 정확하게 할 수 있습니다.

물론 문장의 길이가 길수록 더 많은 정보를 제공할 수 있을 것이라 생각할 수 있으나 문장의 길이 자체가 이해를 더 정확하게 전달한다는 보장은 없습니다. 오히려 불필요한 미사여구나 반복된 단어들이 의미 전달을 어렵게 할 수도 있기 때문입니다. 그러다 보니 사업계획서나 보고서 초안을 작성한 후 문장을 고쳐 쓰면서 문장을 보다 짧고 간결하게 줄여나가는 작업이 필수입니다. 그리고 실제 그렇게 몇 번의 교정 작업을 거치다 보면 훨씬 이해하기 쉽고 명확한 문장이 되곤 합니다.

문장을 줄여 본 사례

여러분들의 이해를 돕기 위해 비즈니스 문서 내에서 문장을 줄인 사례를 설명하겠습니다.

아래의 문장은 필자가 멘토링을 하고 있는 대학생 멘티가 직접 작성한 신규 서비스 기획 내용으로 서비스 컨셉트를 문장으로 정의한 것입니다. 약 5줄 정도의 서비스 정의 문장이 어떻게 2줄로 줄어드는지 비교해보시길 바랍니다.

문장을 무작정 줄인다고 능사는 아니다.

문장을 줄이는 연습은 생각나는 대로 문장을 노트에 적어본 후 이것을 여러 버전으로 문장을 줄여나가 보는 것입니다. 예를 들어, 앞서 예시에 든 ‘적은 비용이 발생하는 카드를 추천하고 결제까지 하는 서비스’라는 문장을 다음과 같이 만들어 보는 것이죠.

1) 최저 비용이 드는 카드를 추천 및 결제하는 서비스
2) 가장 저렴한 주유 요금을 지불할 수 있는 카드를 추천하는 서비스
3) 최저 주유 요금을 지불할 수 있는 신용카드를 추천

문장 중에서 신용카드 추천 이후에 결제라는 단어를 뺀 것은 최저 주유비 결제가 가능한 카드를 추천했다면 당연히 사용자는 결제 행동까지 이어질 것으로 추정할 수 있기 때문입니다. 또한 ‘최저 주유비 결제가 가능한’이라는 단어에 미리 결제라는 단어를 포함 시킴으로써 중복되는 단어를 피한 것입니다.


주의할 점은 문장을 무작정 짧게 줄이면 안 된다는 것입니다. 특히 언론에 언급되는 최신의 용어나 일부 업종에서만 쓰이는 특수 용어를 문서에 넣는 경우가 많은데 오히려 이런 단어들은 문장을 이해하기 어렵게 만듭니다. 부득이하게 써야 할 경우 문서 내에서 별도의 주석 처리를 해서 설명을 표기하는 것이 좋습니다.

문장을 단번에 줄이려 하지 마시고 반복된 연습을 통해 여러 버전의 문장을 써보고 이를 동료들이나 직장 상사와 검토를 해보는 습관을 가지시면 문장 표현을 더 짧고 명쾌하게 줄일 수 있을 것입니다.

강석태 프로필

『아이디어 기획의 정석』(도서출판 타래)의 저자. LG CNS에 재직 중이며 14년 동안 서비스 기획 및 신사업기획 업무를 맡고 있다. 노트북을 매일 끼고 살지만, 종이 위에 그려지는 그림과 글씨에 더 큰 매력을 느낀다. 지금껏 수만 장의 문서를 만들었지만 여전히 읽는 이가 저절로 납득할 수 있는 문서를 만드는 방법을 고민 중이다.