[강석태의 PPT 정복하기] #5. 글보다 그림으로 표현하세요 – LG그룹 공식 블로그
본문 바로가기

[강석태의 PPT 정복하기] #5. 글보다 그림으로 표현하세요

작성일2016-04-19 오후 4:15

강석태의 PPT 정복하기

PPT 정복하기] #5. 글보다 그림으로 표현하세요

LG CNS 강석태 차장의 PPT 정복하기

① 피곤하고, 피하고 싶고, 초보티 나는 PPT! 어떻게 할까요?

② 파워포인트를 만들기 전에 종이에 밑그림을 그리세요

③ 스토리보다 강력한 설득 방법은 없습니다

④ 짧고, 간결하고, 명확하게 줄여 쓰세요

⑤ 글보다 그림으로 표현하세요

⑥ 채우려 하지 말고 비워야 합니다

⑦ 고수와 초보의 차이는 디테일에 숨어 있습니다

⑧ 단축기능을 쓸수록 퇴근 시간이 빨라집니다

파워포인트는 커뮤니케이션 수단이다

비즈니스 현장에서 직장인들이 보고서나 기획서를 만드는 목적이 무엇일까요? 비즈니스 현장에 문제가 생겼거나 문제가 생길 가능성이 예상되기 때문입니다. 그 상황에 대응하기 위해 경영진에 보고하거나 관련 조직과 커뮤니케이션하려고 비즈니스 문서를 만드는 것이죠. 만약 비즈니스 현장에서 아무런 문제가 없다면 구태여 보고서를 힘들게 쓸 필요가 없을 것입니다. 기존 관행이나 방침대로 하더라도 기업의 매출과 이익이 저절로 상승하고 제품이나 서비스가 하자 없이 고객을 충분히 만족시킬 수 있다면 보고서 자체가 필요 없겠죠. 결론적으로 직장인이 보고서를 쓰는 이유는 기업 내부의 당면한 문제를 해결하기 위해서입니다.

사실 대응 방안이나 해결안을 조직 내부에서 커뮤니케이션하는 방법은 다양합니다. 스탠딩 회의를 통해 프로젝트 구성원 각자가 해야 할 일을 구두로 합의할 수도 있고 출근길 엘리베이터에서 경영진에게 구두로 이슈를 전달하거나 간단한 메모로 상황을 정리하여 의사결정을 받을 수 있겠죠. 요즘 시대에는 문자나 모바일 메신저로 결재를 받아도 될 것입니다. 수십 쪽에 달하는 보고서나 기획서도 구두로 전달하거나 쪽지로 의사결정을 받을 수 있는 것처럼 기업이 활용하는 커뮤니케이션의 수단의 하나입니다. 다만 더 구체적이고 체계적이며 정량적인 정보가 들어있어 뭔가 검증된 듯한 공식적인 비즈니스 문서란 점에서 차이가 날 뿐이죠.

대기업의 경우 보고서를 작성하는데 많은 시간을 낭비한다고 ‘제로(Zero) PPT’ 등과 같은 방침도 내려오긴 하지만, 보고서 자체가 가지는 강력한 커뮤니케이션 효과는 무시할 수 없습니다. 빠르게 변화하는 비즈니스 현장에서 팩트(fact)기반으로 의사결정을 해야 하거나 외부 고객에게 공식적으로 제안하는 문서의 경우 커뮤니케이션의 정확도를 높이고 기업 이미지에 부정적 영향을 줄이기 위해 제대로 된 양식과 내용을 갖춰야 하는 경우가 많습니다. 제안서의 경우 문서의 수준이 기업 이미지에 긍정적 또는 부정적인 영향을 주는 경우도 많으니까요.

글로만 기술된 문서는 한계를 가지고 있다

그런데 보고서를 오로지 글만으로 표현할 수 있을까요? 사실 글이 가진 장점도 막강합니다. 보고서를 글로 쓸 경우 간결하고 명료하게 정리할 수도 있고 문장의 함축을 통해 많은 정보를 압축하여 전달할 수 있는 것도 사실입니다.


그렇지만 보고서를 오로지 글로만 표현할 경우 커뮤니케이션에 문제가 발생할 수도 있습니다. 글을 읽는 사람의 과거 경험이나 주관에 따라 제각각 해석될 여지가 생길 수 있기 때문입니다. 마치 명화를 문장으로만 표현했을 때 명화가 주는 감동이 읽는 이 마다 제각각 다르게 느껴지는 것처럼 개인이 생각하는 모양, 색감 등은 자신의 경험이 투영된 상상이라 매우 주관적일 가능성이 높습니다. 팩트를 전달해야 하는 보고서에 주관이 개입할 여지가 높아지는 것이죠. 분명 비즈니스 문서에도 글로 표현하기 힘든 요소들이 존재합니다. 이런 것은 글보다 그림으로 표현하는 게 좋습니다.

그런 측면에서 보고서에 글과 그림을 함께 사용하는 것은 커뮤니케이션의 효과를 높이는 데 중요하다고 할 수 있습니다. 그림으로 표현하는 것의 장점을 정리하면 다음과 같습니다.

1. 내용의 중복이나 누락을 제거하여 전달하고자 하는 사실이 간결하고 명료해집니다.
문장을 객체로 구분하여 이를 도형으로 표현하면 문장 속에 중복된 객체들을 줄일 수 있습니다. 또한 문장에서 누락된 객체를 찾아내기도 쉽죠. 그림으로 표현함으로써 전체 비즈니스 상황을 단순화 시킬 수 있습니다.

2. 순서, 위치, 관계가 명확하게 표현되어 객관적인 해석이 가능해집니다. 
그림으로 표현하려면 객체가 정의되어야 하며 객체와 객체 간의 관계가 정의되어야 합니다. 그러다 보면 객체와의 관계를 제대로 파악할 수 있으며 이 문서를 읽는 이도 그 관계를 명확하게 이해할 수 있습니다. 즉, 문장보다 그림이 객관화가 더 쉬워지는 것이죠.

3. 각 요소를 분해, 조합, 대체함으로써 다른 생각을 촉발 시킵니다. 
비즈니스 문제의 분석과 해결 방법에 대한 아이디어를 고민할 때 각 객체를 펼쳐놓고 기존 객체를 제거하거나 다른 곳으로 이동시킨다든지, 새로운 객체(기술, 제품, 유통 방법)를 추가해 봄으로써 비즈니스 문제 해결을 위한 아이디어를 발상할 수 있습니다.

그림으로 무엇을, 어떻게 표현할 것인가?

비즈니스 문서에서 그림으로 표현하면 더 효과적인 내용은 ① 제품이나 서비스 컨셉트 ② 아이디어에 대한 비즈니스 모델링 ③ 시스템의 구성 ④ 조직도 ⑤ 업무 프로세스 ⑥ 수치 등의 비교 그래프 ⑦ 로드맵 등 매우 다양한데요. 문장을 그림으로 표현하는 방법은 다음과 같습니다.

문장을 그림으로 표현하는 방법

문장 내에서 핵심적인 객체를 구분해 냅니다. 객체는 조직, 사람, 사물(제품/서비스), IT시스템(디바이스, 서버 등), 장비 등을 의미합니다. 이 객체를 도형이나 아이콘으로 표현합니다. 도형으로 표현할 경우 도형 내에 명칭을 텍스트로 명기합니다.

각 객체를 프레임에 맞춰 배치합니다. 상하좌우로 영역이 구분된 프레임은 Value Chain 또는 CPND(콘텐츠-플랫폼-네트워크-디바이스)처럼 비즈니스의 구성 요소로 된 것입니다.

연관성을 가진 각 객체를 선으로 연결하거나 특정 영역으로 지정하여 객체 간의 관계 또는 흐름 등을 표현합니다.

객체를 설명하거나 객체 간의 관계를 텍스트로 기술합니다.


주의할 점은 다음과 같습니다.

1. 그림으로 표현해야 할 것을 명확하게 구분해야 합니다.
그림으로 표현된 게 단지 ‘있어 보여서’ 불필요한 내용을 그림으로 표현하게 되면 비즈니스 문서가 더 복잡해 보이고 보고를 받는 이가 이해하기 힘들어질 수 있습니다.

2. 그림으로 표현하는 데는 당연히 시간이 많이 소요됩니다.
그러므로 충분한 연습 시간을 가지고 표현하는 게 좋습니다. 문서를 만들기 전에는 미리 종이에 밑그림을 그려보세요. 다 만들어진 후에 동료에게 어떻게 해석되는지 물어보는 것도 검증의 방법입니다.

3. 그림으로 표현할 때 도형의 색을 너무 강하게 표시하는 것은 좋지 않습니다.
회색, 검정색 도형 선이나 색을 활용하고 강조해야 할 영역은 컬러로 지정합니다.

4. 인터넷에서 복사한 사진이나 그림을 그대로 활용하는 경우가 있는데 이미지가 반드시 관련되거나 정확해야 합니다.
이미지가 정확하지 않을 경우 오해를 불러 일으킬 수 있습니다.

그림으로 표현된 비즈니스 문서 사례

제가 직접 작성했던 비즈니스 문서의 그림 표현 사례를 보겠습니다. 문서 내의 그림을 표현하는 데에는 MS오피스 파워포인트(Powerpoint)만큼 좋은 도구도 없습니다. 제가 파워포인트로만 그린 사례입니다. 파워포인트의 도형만 이용해도 상상 속의 제품 형상을 구체적으로 표현할 수 있습니다.

사례 1: 모바일앱 서비스 컨셉트 표현 사례


택배, 신용카드승인, 통장입출금 알림 등의 SMS를 자동으로 읽어 자동 계산하여 템플릿으로 보여주는 ‘생활메시징’ 모바일앱이라는 서비스 컨셉트입니다. 파워포인트로 어플리케이션의 UI와 주요 특징을 설명했습니다.

사례 2: 비즈니스 모델링 디자인 사례


채팅으로 TV홈쇼핑 상품을 주문하는 ‘톡 간편주문’ 서비스에 대해 플랫폼 비즈니스 모델을 만들기 위해 그린 비즈니스 문서 사례입니다. 비즈니스의 각 구성 요소를 평면적인 그림으로 표현하여 비즈니스 객체 간의 관계를 설명하여 비즈니스 전체 흐름을 보여줬습니다.

사례 3: 직장인 출퇴근 상황의 표현


도시 출퇴근 직장인의 통계 자료를 활용하여 출근 시간의 장시간화 문제와 평균 환승 횟수, 출근 소요시간에 대한 상황을 그림으로 표현해본 것입니다.

어떠세요? 글로 작성하던 보고서를 그림으로 표현하니 중요한 핵심을 강조하기도 쉽고, 비즈니스의 전체적인 흐름도 쉽게 파악할 수 있습니다. 이처럼 보고서에 글과 그림이 적절하게 배치된다면 읽는 사람의 입장에서는 비즈니스의 핵심을 효과적으로 파악하고, 판단할 수 있겠죠. 처음은 파워포인트로 그림을 그리는 것이 부담이 될 수 있지만, 기본 도형만 사용하셔도 효과적으로 그림을 완성할 수 있습니다. 여러 차례 나만의 방식을 찾아보고, 보고서를 좀 더 알차게 구성해 보세요.

강석태 프로필

『아이디어 기획의 정석』(도서출판 타래)의 저자. LG CNS에 재직 중이며 14년 동안 서비스 기획 및 신사업기획 업무를 맡고 있다. 노트북을 매일 끼고 살지만, 종이 위에 그려지는 그림과 글씨에 더 큰 매력을 느낀다. 지금껏 수만 장의 문서를 만들었지만 여전히 읽는 이가 저절로 납득할 수 있는 문서를 만드는 방법을 고민 중이다.