[글 잘 쓰는 직장인] #1. 비즈니스 글쓰기, 이렇게 시작하세요! – LG 공식 블로그
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[글 잘 쓰는 직장인] #1. 비즈니스 글쓰기, 이렇게 시작하세요!

작성일2014-06-11

안녕하세요, LG블로거 오장교입니다.

직장생활을 하다 보면 마주치는 난관이 많습니다. 매일 같이 써야 하는
이메일과 보고서, 기획안처럼 비즈니스 글쓰기 역시 직장인들의 발목을 붙잡는 난관 중 하나인데요. 혹시 직장에서 다음과 같은 상황을 겪어보신 적 있지 않으신가요?

직장생활 난관

‘오늘도 출근하자마자 컴퓨터를 켜고 거래처에 보낼 이메일을 작성한다. 다른 부서 직원에게도 업무 협조를 위한 이메일을 써야 한다. 이번 일을 잘 처리하기 위해서는 설명을 잘 해야 하는데, 벌써부터 머리가 지끈지끈거린다. 그리고 팀장이 지시한 기획안을 보고할 날짜가 코 앞인데 아직 반도 채우지 못했다. 논리적으로 내용을 구성해서 잘 설득해야 하는데, 뒷골이 땡긴다.’

‘글’ 때문에 머리가 아프고 스트레스로 시달리는 직장인들을 위해 제가  ‘글 잘 쓰는 직장인이 되는 법’이란 주제로 여러분들을 앞으로 만나 뵙고자 합니다. 첫 시간에서는 직장인에게 왜 ‘글 쓰는 능력’이 중요한지 한 번 살펴보겠습니다.

 

 직장인에게 중요한 업무 스킬은?

커뮤니케이션 능력이 사회생활에서 정말 중요하다는 것은 모두가 공감하실 거라 생각합니다. 비즈니스 글쓰기 역시 중요한 커뮤니케이션 능력 중 하나라고 할 수 있는데요, 최근 한국생산성본부에서 직장인 437명과 공공기관 108곳을 대상으로 조사한 ‘스마트워크 및 조직창의성 보고서’에 따르면 직장인들이 가장 많은 시간을 쏟는 업무는 문서 작성이라고 합니다. 정보 검색 및 수집을 포함해 대부분의 직장인들이 문서 작성 업무에 하루 일과의 절반을 쏟아 붓고 있습니다.

문서

이에 비해 보고(13.8%)나 회의(14%) 등 구두로 설명해야 하는 업무는 문서 업무에 비해 상대적으로 투입하는 시간이 낮은 것으로 나타났습니다. 말보다는 글이 직장인의 의사 소통 방법에 있어 더 많은 비중을 차지하는 것이죠. 회의나 보고 등 구두로 하는 업무는 한 번 내뱉고 나면 증발되지만, 비즈니스 문서는 한 번을 쓰더라도 그 흔적이 오랫동안 남습니다. 그러니 글쓰기는 매우 중요한 업무라고 볼 수 있습니다.

 

  직장인이 가장 스트레스 받는 업무는?

비즈니스 문서에서 많은 비중을 차지하는 건 보고서인데요. 직장인 10명 중 9명이 보고서 때문에 스트레스를 받은 적이 있다고 합니다. 혹시 여러분은 보고서를 작성하는 데 어려움이 없으신가요?

직장인 스트레스

한 시장조사업체에서 직장인 578명을 대상으로 설문조사를 한 결과 응답자의 88.4%가 보고서 작성 때문에 스트레스를 받는다고 답했습니다. 연령별로는 만 30~39세(응답비중 95.9%)가, 직급별로는 과장급(95.2%)이 가장 스트레스를 많이 받는다고 대답했는데요. 이는 부서와 팀에서 실질적 업무를 담당하는 중추 역할을 하기 때문으로 보입니다. 과장급 다음으로는 부장급(91.8%)과
대리급(91.1%)이 뒤를 이었는데요(한국경제신문 2014.02.18). 보고서 작성에 열외(?)된 사원급을 빼고는 전 직급 직원이 보고서에 대한 스트레스로 시달리는 셈입니다. 하지만 보고서 작성이 힘들다고 피할 수 있는 건 아니죠. 회사를 그만두지 않는 이상 말입니다.

 

 직급별로 달라지는 글쓰기 역량

보고서뿐만 아니라 이메일, 제안서, 기획서 등 비즈니스 글쓰기는 직장인에게 필수적인 능력이 되었습니다. 조직은 효율적인 의사소통과 업무 생산성 향상을 위해 임직원들에게 이러한 능력을 요구합니다. 필자의 회사에서는 홍보 직무를 수행하는 직원에게 필요한 역량 중 하나로 ‘미디어에 대한 이해 및 활용 능력’을 꼽습니다. 사원급은 ‘주제 혹은 사안에 대해 보고서, 보도자료, 기사, 멀티미디어 홍보 자료 등을 작성할 수 있다’고 기술하고 있는데요. 대리급은 ‘팀의 홍보전략에 맞추어 각종 원고를 작성할 수 있어야 한다.’, 과장급은 ‘각종 홍보 자료 등의 원고를 감수, 수정할 수 있어야 한다.’라고 적혀있습니다. 직급이 높을수록 비즈니스 글쓰기에 있어 필요한 역량 수준도 높은 것이죠. 그럼 리더는 어떤 능력이 필요할까요? ‘경영층과 고객의 경영층 등을 대상으로 핵심 사항 중심의 논리정연하고
간결하며 설득력 높은 보고서를 작성할 수 있다’고 못박고 있습니다.

글 잘쓰는 능력

세계적인 리더를 배출하기로 유명한 하버드 대학교에서 흥미로운 설문조사를 진행했습니다. 그 학교 졸업생 중 사회적인 리더로 활동하는 사람들에게 성공의 가장 큰 요인을 물어봤는데요. 그 결과 가장 많은 대답이 ‘글 쓰는 능력’이라고 대답했습니다. 우리나라 직장인의 77.7%가 보고서 작성 능력과 성공이 상관관계가 있다고 생각한다는 조사결과도 있습니다. ‘현대 경영학의 아버지’라 불리는 피터 드러커는 “당신이 사회에 첫발을 들여놓는 순간부터 당신이 어느 정도 효과적으로 무슨 일을 하느냐는 말이나 글로써 다른 사람에게 영향을 미치는 능력에 달려있다. 당신의 생각을 말이나 글로써 전달하는 능력의 중요성은 조직에서 그 지위가 상승해 갈수록 더욱 중요하게 된다. 아주 큰 조직에서는 아마 표현하는 능력 그 자체만으로도 사람이 가질 수 있는 모든 능력 중에서 가장 중요한 능력이라고 할 수 있다.”고 강조했습니다.

 

 입담보다 필담이 중요한 시대

이처럼 비즈니스 글쓰기는 직장인의 핵심 역량이자 성공으로 가는 지름길입니다. 그렇다면 글쓰기 역량을 높이기 위해서 어떻게 해야 할까요? 정답은 바로 필담(筆談)력에 있습니다. 여기엔 상하 직급이 따로 없습니다. 쉽게 말해 필담력 없이는 사회에서 생존하기는 어렵다고 볼 수 있겠지요. 보다 성공적인 직장생활을 위해 비즈니스 필담력을 높이기 위한 몸풀기 3단계를 여러분께 알려드릴까 합니다.

 

필담

1단계. 눈치를 보자

비즈니스 문서는 철저하게 상사의 입맛에 맞아야 합니다. 문서를 작성자 중심으로 만들면 읽는 사람은 당최 무슨 말인지 헷갈릴 수 있습니다. 비즈니스 문서는 기본적으로 상사가 이해하고 설득되어야 합니다. 상사가 보고받는 내용을 잘 모르는 상황이라면 친절하게 작성하고, 잘 알고 있는 상황이라면 핵심 위주로 간결하게 자료를 만드는 것이 좋습니다. 거기에 타이밍까지 고려한다면 금상첨화입니다. 상사 기분이 좋은 날, 보고 받기 편한 시간을 골라 보고해보세요. 경우에 따라서는 상사와 점심을 먹거나 가볍게 얘기 나눌 때 개략적인 보고 내용을 미리 전달하는 것도 좋습니다.

 

2단계. 머리를 써라

비즈니스 글은 분명한 목적이 있는 문서입니다. 감상에 젖어 생각나는 걸 쓰는 게 아니죠. 문서에서 목적은 ‘문서를 쓰는 근본적인 이유’입니다. 비즈니스 문서의 목적은 다음 두 가지를 뜻합니다. ‘무엇을 달성하고자 하는가?’(달성 대상), ‘왜 그것을 달성해야 하는가?’(달성 이유). 명확한 목적은 그 문서를 보는 사람이 핵심을 단박에 이해할 수 있습니다. 문서를 쓰는 목적을 충분히 생각하고 자판을 두드리세요. 목적을 모르고 글을 쓴다는 것은 속도만 있을 뿐 방향은 모른 채 열심히 뛰는 것과 같으니까요!

 

3단계. 손품을 팔자

한 장의 문서를 쓰기 위해서는 수십 장의 자료가 필요합니다. 자료가 어디에 있냐고요? 자료는 바로 당신 주변에 있습니다! 인터넷에도, 선배사원의 컴퓨터에도, 다른 부서의 직원에게도 있습니다. 하지만 무작정 많은 자료를 축적하는 건 시간과 에너지 낭비입니다. 그렇다면 문서에 필요한 건 무엇일까요? 목적에 맞는 자료입니다. 평소 업무와 관련된 자료를 모아두면 당신은 센스쟁이! 그리고 ‘know-how’보다 ‘know-where’이 중요합니다. 내가 찾는 자료가 어디에 있고, 누구에게 있는지 알면 일은 생각보다 쉽게 풀립니다. ‘know-where’이 없다면 정보의 홍수 속에서 허우적거리게 될지도 모릅니다. 손품을 팔기 전에 다음 세 가지 질문에 대한 답을 먼저 찾아보세요.

1. 과제를 해결하기 위해 어떤 정보가 필요한가?
2. 관련 정보를 어디서 찾을 수 있을까?
3. 이러한 정보는 어떤 의미를 갖는가?

이제 상사와 부하간 소통에서 입담보다 필담(筆談) 이 업무 능력을 평가하는 중요한 척도가 되었습니다. 문자 메시지, 온라인 메신저, SNS까지 디지털 필담이 우리 사회의 중요한 소통 방식이 되었듯 직장에서도 비즈니스 필담이 대세입니다. 비즈니스 필담력을 쌓아 직장에서 원활하게 의사소통을 하며 업무 능력도 한 단계 더 올리시길 바랍니다.

오장교 프로필

보도자료부터 사보, 브랜드/사내 커뮤니케이션, SNS까지 홍보업무를 해 왔습니다. 나아가 意(메시지) 味(맛)있는 요리를 하는 스토리 커뮤니케이터가 되고자 합니다.