[글 잘 쓰는 직장인] #2. 훌륭한 직원은 상사의 언어를 사용한다 – LG 공식 블로그
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[글 잘 쓰는 직장인] #2. 훌륭한 직원은 상사의 언어를 사용한다

작성일2014-06-24

안녕하세요, LG블로거 오장교입니다.

지난 시간에 직장인에게 글쓰기가 얼마나 중요한 업무 능력 중 하나인지 이야기해 보았는데요. 오늘은 실질적으로 글을 잘 쓰기 위해서는 어떠한 노력이 필요한지를 살펴볼까 합니다. 먼저 직장생활에서 흔히 마주칠 수 있는 한 가지 상황을 한번 볼까요?

# 나 대리는 팀장으로부터 지시를 받았다. 임원에게 보고할 신제품 홍보 기획안 작성이다. 팀장은 기획에 대한 방향성과 구성 내용 등 많은 주문을 일방적으로 쏟아 붓는다. 나 대리는 이해 안 되는 것도 있지만 그냥 받아 적고 본다. 오늘이 수요일이니 다음 주 월요일까지 기획서을 보자고 한다. 이렇다 보니 나 대리는 늘 짜증이 난다. 다급히 처리할 일이 많은데, 자료 찾고 작성할 시간도 부족하다. 업무적으로 건의사항이 있어도 권위가 하늘을 찌르는 팀장에게는 언감생심 꿈도 못 꾼다. 그는 참담한 심정으로 평일, 주말 내내 끙끙댄다. 자료를 수차례 업데이트시키면서 마감일인 월요일 오후 늦게까지 시간을 끈다. 나름 최선을 다해 작성한 보고서를 제출했다. 팀장은 기획안을 구석구석 살펴본다. “내가 말한 내용이 충분히 반영 안됐다”, “야, 이게 논리가 맞아!”, “마케팅이나 예산 부서 의견은 들어봤어?” 칭찬은 고작, 타박 일색이다. 기분이 꿀꿀하다.

혹시 이런 경험 해보신 적 있으신가요? 팀장의 입장에서도, 대리의
입장에서도 이러한 상황은 결코 기분 좋은 일이 아닐 텐데요. 왜 이런 문제가 발생하는 걸까요? 혹시 팀장과 대리가 사용하는 언어의 차이 때문에 생긴 커뮤니케이션의 문제는 아닐까요?

 

커뮤니케이션과 정보

이어령 전 문화부 장관은 저서 <디지로그>에서 “정보란 말에 정(情) 자가 붙게 되었지만 한국인의 전통적인 정보관은 바로 메시지 자체보다 그것에 정(情)을 담아 알리는(報) 것으로써의 정보라고 할 수 있다. 즉, 말하는 사람은 그것을 듣는 사람의 입장이나 마음을 살펴야 하는 것이다. 그러지 않고 일방적으로 메시지를 전하면 정이 떨어진다고 한다.”고 지적하고 있습니다.

서로 정이 통하면 말하는 사람이나 듣는 사람이나 별 부담이 없습니다. 이런 걸 흔히 ‘이심전심(以心傳心)’이라고 하지요. 상호간 이것이 생기면 말 없이도 마음과 마음이 통해 깨달음을 얻는다는 ‘염화시중(拈華示衆)’의 미소가 됩니다. 굳이 서로 말이 필요 없는 상태에 이른 것이죠.

커뮤니케이션

그런데 묻지도 않고, 따지지도 않는 이 정 때문에 커뮤니케이션에 되레 차질이 생기기도 합니다. 직장에서 일을 한다는 것은 문제를 해결하는 과정이나 다름없지요. 업무를 신속하게 처리해야 하는데 상사와 부하 사이의 커뮤니케이션에 제동이 걸립니다. 피터 드러커는 “기업에서 발생하는 문제의 60%는 커뮤니케이션 잘못에서 비롯된다.”고 말했는데요. 상사와 부하 사이에 커뮤니케이션 문제가 생기면 아래와 같은 이유 때문에 상사의 책임이 더 크다고 볼 수 있습니다.

전문가들은 부하가 보고를 잘하기 위해서는 상사에게 다음과 같은 리더십이 필요하다고 강조합니다. ‘첫째, 명확하게 지시한다. 부하와 나의 지식과 경험의 차이를 이해하여 지시한다. 둘째, 일의 지시보다 사람에 대한 동기부여가 먼저다. 일은 하고자 하는 열정에 의해 수준이 결정된다. 먼저 일하고 싶게 만들어야 한다. 셋째, 올바르게 보고하는 법부터 가르쳐라.’ 상사가 이렇게만 해준다면 부하는
똑 부러지게 보고할 것 같지 않나요?

두 가지 종류의 사람

그런데 이론과 현실은 다릅니다. 물론 상사와 오랫동안 생사고락(?)을 함께 한 고참 직원이라면 척하면 삼천리요, 쿵하면 담장에서 호박 떨어지는 소리라는 걸 알아채겠지요. 하지만 상사와 함께 먹은 짬밥 수가 부족한 사원이나 대리는 어떤가요? 상사의 지시에 생뚱맞게 말꼬리를 잡지를 않나, 질문하면 엉뚱한 대답을 하지 않나… 한마디로 동문서답, 동상이몽입니다.

그렇다면 부하가 보고를 잘 할 수 있도록 올바른 리더십을 발휘하는 리더가 몇이나 될까요? 갤럽에 의하면 훌륭한 리더는 10명 중 2명에 불과하다고 합니다. 직장에서 커뮤니케이션 잘못은 리더의 탓이
큰데, 못난(?) 부하를 관대하게 이끌어주는 잘난 상사를 만나기가 쉽지 않다는 이야기지요. 인정하고 싶지 않은 불편한 진실입니다.

상사와 커뮤니케이션에 어려움을 겪는 부하는 어떻게 해야 할까요? 이름하여 <조직 내 화통되기> 세 박자를 한 번 맞춰보세요. 이 방법을 쓰면 불통이나 먹통이던 직장 내 소통이 화통하게 될 것입니다.

첫째, 지피지기하라!

‘지피지기 백전불태(知彼知己 百戰不殆)’. 적을 알고 나를 알면 백 번 싸워도 위태롭지 않다는 뜻이죠. 상사는 부하가 하는 업무를 책임지는 자리에 있으며, 내 평가를 쥐락펴락할 수 있는 인사권을 갖고 있습니다. 평소에 상사와 내가 성향이 다르고 생각하는 코드가 안 맞으면 내가 맞추도록 노력해보세요. 먼저 어떤 유형의 사람인지 파악해서 해답을 찾아보는 것이 좋습니다.(아래표 참고) 설령
마음에 안 드는(?) 상사라 하더라도 그가 성공하도록 기여해야 나에게도 도움이 된다는 것을 잊지 마세요.

둘째, 적자생존하라!

환경에 잘 적응하는 자가 살아남습니다. 직장에서는 상사가 지시하는 말을 잘 적는 자가 살아남습니다. 적다가 모르는 내용이 있으면 그 자리에서 과감히 물어보세요. 지금 모르는 걸 해결하고 가는 게 나중에 잘못돼서 깨지는 것보다 나으니까요. 그 자료를 어디서 찾아야 할지, 누구와 만나야 할지 캐물으세요. 만약 상사의 생각과 다른 내용이 있으면 대뜸 “그건 아닌데요“라며 부정하기보다는 “그 내용도 좋지만 이건 어떨까요?”라고 넌지시 제안해보세요. 그리고 받아 적은 내용을 상사에게 한번 더 확인 받으면 더욱 좋습니다.

셋째, 고객감동하라!

일을 할 때는 늘 고객을 생각해야 합니다. 부서에서 보고의 ‘제1 고객’은 바로 상사입니다. 고객이 무엇을 원하는지 꿰뚫어봐야 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다. 고객 만족은 기본이요, 고객을 감동시키기 위해서는 니즈(needs)와 원츠(wants)를 파악하는 것이 중요합니다. 니즈가 드러난 요구사항이라면, 원츠는 감춰진 욕구입니다. 가령 상사는 부하가 작성한 보고서가 경영진을 설득하기를 바랍니다. 이는 니즈이지요. 부하가 보고서를 체계적으로 작성하는 능력을 키웠으면 바라는 것은 원츠입니다. 1차 고객인 상사를 감동시키기 위해서는 상사의 속마음까지 읽어야 합니다.

상사와 화통하기 위해서는 상사의 처지에서 바라보는 마음가짐이 중요합니다. 이는 효과적인 비즈니스 글쓰기의 첫걸음이지요. 미디어 전문가 마샬
맥루한은 이런 말을 했습니다. “훌륭한 커뮤니케이터는 상대의 언어를 사용한다.”

 

나의 상사는 어떤 사람?

마지막으로 이현주 심리학 박사의 <직장인을 위한 마음사용 설명서>에서 소개된 상사 유형별  커뮤니케이션 방법을 정리해드릴까 합니다.

상사 유형

직장인 상사 유형

첫째, 과제 중심형

<행동 특징>
– 정리정돈에 몰두하고 완벽주의적인 태도를 보이며, 융통성과 개방성이 부족하다.
– 사소한 세부사항, 규칙, 목록, 순서, 시간 계획에 집착한다.
– 일의 완수를 방해할 정도의 지나친 완벽주의가 있다.
– 지나치게 엄격하고 높은 기준이 있다.
– 여가 활동이나 즐거움을 주는 취미생활 등을 즐길 줄 모른다.
<지내는 법>
– 원칙과 논리 중심으로 의사소통을 한다.
– 정해져 있는 시간계획보다 언제나 한발 더 앞서 준비한다.
– 그가 신뢰할 만한 객관적인 증거를 수집한다.
– 그와 일하는 시간을 수련기간이라 생각하라. 많은 것을 배울 수 있을 것이다.
둘째, 불안형

<행동 특징>
– 결정을 내리는 데 시간이 오래 걸려서 일을 지연시킨다.
– 타인의 확인과 지지를 얻기 위해 노력한다. “이게 맞을까?”
– 끊임없이 요구하며 누군가가 결정해줄 것을 기대한다.
– 인간관계를 중시하고 거절당했을 때 쉽게 상처받는다.
<지내는 법>
– 그와 편안하게 대화할 수 있는 분위기를 만들고, 업무사항 등을 천천히 이야기한다.
– 이슈에 대해 구체적인 장단점을 중심으로 이야기한다.
– 의사소통 후에는 주요사항을 정리하고 필요한 부분은 재확인한다.
– 평소 인간적인 친분을 강화한다.
셋째, 권위형

<행동 특징>
– 자신만만하며 때로는 거만한 태도를 보인다.
– 조직(업무)에서 자신의 중요성에 대한 확신이 있다.
– 과도한 찬사를 요구하고, 특권 의식이 있다.
– 상대방을 배려하는 면이 부족하다.
<지내는 법>
– 철저히 준비하고, 대안에 대해 준비한다.
– 그의 견해를 경청하고, 존경과 진지함을 표현한다.
– 맞서지 말고 우회한다. 나의 견해는 간접적으로 제시한다.
– 그의 능력을 인정해주고, 종종 그에게 조언을 구하면 관계가 더욱 부드러워진다.

 

비즈니스 글쓰기를 할 때는 내 글을 읽는 상사가 누구인지, 그는 무슨 이야기를 기대하는지 곰곰이 생각해보아야 합니다. 명심하세요. “훌륭한 커뮤니케이터는 상대의 언어를 사용한다”는 미디어 전문가 마샬 맥루한의 유명한 말을!

오장교 프로필

보도자료부터 사보, 브랜드/사내 커뮤니케이션, SNS까지 홍보업무를 해 왔습니다. 나아가 意(메시지) 味(맛)있는 요리를 하는 스토리 커뮤니케이터가 되고자 합니다.