[커뮤니케이션 잘하는 직장인] #2. 커뮤니케이션의 타이밍 – LG그룹 공식 블로그
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[커뮤니케이션 잘하는 직장인] #2. 커뮤니케이션의 타이밍

작성일2017-01-10 오후 6:07

뉴스를 보다 보면 유명인들이 문제를 일으켜 사회적인 공분을 사는 경우를 종종 접하게 됩니다. 잘못 자체가 이러한 공분의 직접적인 이유이겠지만, 때로는 머리 숙여 사과를 하고도 비난의 화살을 피하지 못하는 경우를 볼 수 있지요. 너무 늦은 사과, 즉 ‘지각’ 사과가 그 중 한 가지 이유입니다.

커뮤니케이션의 시점, 다시 말해 해야 할 말을 하는 타이밍은 우리의 일상에서도 때때로 불편한 상황을 만드는 요인이 됩니다.

직장 내 커뮤니케이션도 타이밍!

직장 내 커뮤니케이션도 타이밍!

일하는 사람들을 위한 일이 되게(成事)하는 커뮤니케이션(意思疏通), ‘성사소통(成事疏通)의 두 번째 주제는 ‘타이밍’입니다.

커뮤니케이션 2편

#2. 커뮤니케이션의 타이밍

일이 되게 하는 커뮤니케이션 – 성사소통
#2. 커뮤니케이션의 타이밍

커뮤니케이션의 엇박자

보고, 협의, 논의, 상의, 면담… 일을 하다 보면 누군가와 이야기를 해야 하는 경우가 많이 있지요. 목적과 방식도 다양해서 내가 이야기하는 주체가 되기도 하고, 서로 이야기를 주고 받기도 합니다. 이야기를 듣는 역할을 하는 경우도 물론 있습니다. 오늘 이야기하고자 하는 타이밍은, 커뮤니케이션의 시작이 되는 ‘말을 하는 입장’에서의 타이밍입니다.

그렇다면, 커뮤니케이션 엇박자가 낳을 수 있는 불편한 상황을 한 번 볼까요?

중요한 보고를 앞두고 준비에 여념이 없던 김 과장. 자료를 작성하다가 어려움에 봉착했는데 혼자서 끙끙 앓다 보니 보고가 며칠 남지 않게 되었습니다. 진행 상황이 궁금한 팀장님이 말을 겁니다.

커뮤니케이션 2편_팀장님과 김과장의 대화

#2. 커뮤니케이션의 타이밍

팀장님 : 김과장, 보고 준비는 잘 되어가?
김과장 : 저…팀장님, 드릴 말씀이 있습니다. 사실은… (문제상황설명)

팀장님 : 그걸 왜 이제 이야기 해? 바로 이야기를 했어야지!
김과장 : 어떻게 좀 해보려고 하다보니… 해결할 수 있을줄 알고 그만…

팀장님 : 어쨌든 지금까지 해결이 안 된 거잖아~ 같이 고민했으면 이렇게까지는 안 됐을 거 아냐!
김과장 : 안그래도 말씀드리려고 했는데…
팀장님 : (버럭) 언제 이야기하려고 했던거야? 이미 늦었잖아!

이런 상황이 벌어진 이유 중에 하나, 리더와 팀원의 다음과 같은 심리 차이 때문이지 않을까 합니다.

커뮤니케이션 2편_각자의 심리차이

#2. 커뮤니케이션의 타이밍

부담 주기 싫은 리더
– 리더는 기다려 주고픈 마음인 거죠. 물어보면 재촉하는 것 같고 부담을 줄 것 같아서, 궁금해도 최대한 믿고 기다려주는것이
미덕이라고 생각합니다.

리더가 부담스러운 팀원
– 팀원에게 리더는 어려운 대상이잖아요? 안 좋은 일은 말하기가 더욱 껄끄럽습니다. 어디서부터 어떻게 이야기를 풀어나가야 할 지
엄두가 안 납니다.

이러한 차이 때문에 커뮤니케이션에서 엇박자가 나는 것은 아닐까요? 기다리고 있는 리더와 멈추어 있는 팀원 사이의 좁혀지지 않는 시공간의 간격. 그리고 사정을 봐주지 않고 흘러가는 시간.

기대와 실망, 불안과 불신의 상관 관계

‘기대와 실망의 상관 관계‘라는 말이 있습니다.

팀원이 일을 하는 데 시간을 많이 들일수록 리더의 기대는 커지겠지요.
공을 많이 들이고 있나 보네…’, ‘웬만큼 정리가 되면 보여 주려고 하나 보다.’

하지만, 그런 기대감의 한편에서 동시에 커지는 것이 있지요.

바로 불안감입니다.
잘 되어가고 있는 거겠지?’, ‘설마 시간 다 돼서 이상한 거 가지고 오진 않겠지?’

커뮤니케이션 2편_불안감

#2. 커뮤니케이션의 타이밍

설마 나중에 이상한 걸 가져오진 않겠지?
잘 되어가고 있는 거겠지?
아냐, 괜한 걱정일거야…

혹시나 일이 잘 안 되기라도 한다면, 이러한 상관관계의 부정적인 면은 더 강해지겠지요.

기대가 커지면 실망도 커지게 마련이고(겨우 이런 거였어?’),
불안감이 현실이 되면 신뢰 역시 크게 저하되는 결과로 이어질 수 있습니다(그럼 그렇지…’).

부하 직원의 마음은 더 불편할 겁니다. 커뮤니케이션을 하기 전까지 내내 불안함의 연속일 것입니다.
기다리실 텐데 어떡하지?’, ‘지금 이야기를 해야 되나?’, ‘내가 해결할 수 있을까?’

일이 되게 하는 커뮤니케이션의 타이밍과 방식

일을 하는 데 있어서의 어려움을 줄이고 궁극적으로 일이 되도록 하기 위한 커뮤니케이션의 타이밍과 방식은 어떤 것일까요? 세 가지로 정리해 보겠습니다.

picture of businessman and businesswoman signing paper

① 단계별, 수시로 점검의 기회 갖기

우리가 이정표도 길도 없고 사방이 모래뿐인 사막을 걷고 있더라도, 수시로 나침반을 확인하면서 나아간다면 완전히 잘못된 방향으로 가버리는 상황은 피할 수 있을 것입니다.

마찬가지로, 일이 잘못되는 것을 방지하기 위해서는 진행 상황을 점검할 수 있는 기회를 가져야겠지요.

일에 있어서는 커뮤니케이션이 나침반의 역할을 할 수 있습니다. 일을 진행하는 과정의 중요 관리점(Milestone)을 정하고, 기본적으로는 단계별로, 필요한 경우에는 수시로 가지는 커뮤니케이션을 통한 점검이, 당초에 설정했던 목표와 방향으로 일이 진행되도록 하는 길잡이 역할을 할 수 있습니다.

팀원들과 논의하는 팀장님

② 팀원이 주도하기

아이들도 숙제나 심부름을 시키면 자연스레 싫은 티를 내는 것처럼, 일을 하는 데 있어서도 독촉을 받게 되면 아무래도 심리적으로 위축되거나 수동적인 자세를 취하게 될 수 있습니다.

앞서 리더와 팀원의 심리에 각각 잠재해 있는 기다림과 부담스러움에 대해 말씀을 드렸는데요. 그러한 차이를 해소하면서 일이 되게 하는 커뮤니케이션을 하는 방법은 무엇이 있을까요?

다림을 반대로 하면 재촉이 되고, 부담스러움을 반대로 하면 편안함이 됩니다. 일이 되게 하는 측면에서 변화를 고려해 본다면, 팀원이 부담감을 덜어내고 커뮤니케이션을 주도하는 역할을 맡으면 어떨까요? 그리고 리더는 믿고 기다려주며 서슴없이 커뮤니케이션 할 수 있는 분위기를 만들어 주는 것입니다.

팀원이 먼저 리더에게 일이 얼마나 진행이 되었는지, 고민 거리는 무엇인지 이야기하고, 리더는 이미 진행이 된 것에 대해서는 더 발전시키기 위한 의견을, 어려움이 있는 사항에 대해서는 조언과 아이디어를 전해 준다면 각자의 역할을 하면서 일이 되는 방향으로 나아갈 수 있을 것입니다. 또한, 팀원은 일의 진행 방향이 맞는지 수시로 확인할 수 있고 그만큼 확신을 갖고 업무에 임할 수 있습니다. 덤으로, 제 경험에 비추어 보면 팀원이 커뮤니케이션을 주도하는 경우 진행 과정에 부족함이 있더라도 질책은 줄어들더군요. 자백하면 형량을 낮춰주는 플리바게닝(Plea Bargaining)과 같다고나 할까요.

커뮤니케이션

③ 필요성을 기준으로 타이밍 판단하기

커뮤니케이션을 ‘하기 좋은’ 타이밍은 언제일까요? 상대방이 여유 있을 때? 상대방의 기분이 좋을 때? 쉽게 정의하기는 어렵겠습니다.

하지만, 커뮤니케이션을 ‘해야 하는’ 타이밍은 명확합니다. 정보의 공유가 필요할 때, 의사 결정이 필요할 때, 도움이나 지원이 필요할 때, 문제의 해결을 위한 논의가 필요할 때 등으로 커뮤니케이션의 필요성이 판단 기준이기 때문입니다. 중요한 것은, 이처럼 커뮤니케이션의 필요성을 인지했을 때 주저하거나 고민하느라 적절한 시기를 놓치지 않아야 한다는 점입니다.

또한, 커뮤니케이션을 할 때에는 다음의 타이밍을 기약하는 의미에서 중요 관리점(Milestone)을 상기하고 그 때 점검할 사항을 서로 확인할 필요가 있습니다. 물론 팀원이 주도하는 것이 바람직하겠지요.

커뮤니케이션은? 타이밍!

조직의 구성원 각자가 자신의 역할을 주도적으로 하는 것은 일이 되게 하는 핵심이자 기본 조건이라고 생각합니다. 그리고 커뮤니케이션의 주도권을 갖는다는 것은 일을 주도적으로 하는 것의 한 면이기도 합니다.

성사소통(成事疏通)을 위한 타이밍과 방식, 여러분은 어떻게 판단하고 실행하고 계신가요? :)

김강민 프로필

컨설턴트로서 LG그룹의 미래를 고민하고 준비하는 역할을 하고 있습니다. LG의 건축물에 얽힌 이야기, 에너지 관련 기술 트렌드를 주요 테마로 글을 쓰고 있습니다.