[글 잘 쓰는 직장인] #3. 인정받는 보고서를 위해 ‘보고 또 보고’ – LG 공식 블로그
본문 바로가기

[글 잘 쓰는 직장인] #3. 인정받는 보고서를 위해 ‘보고 또 보고’

작성일2014-07-28

안녕하세요, LG블로거 오장교입니다.

지난 시간에 이어 글 잘 쓰는 직장인이 되기 위한 세 번째 팁을 전해 드릴까 합니다. 오늘은 시대는 다르지만 비슷한 맥락을 가진 두 이야기를 먼저 들려드리며 이야기를 시작해 보겠습니다.

# 선조 23년(1590년)에 선조는 외교 사절단으로 조선통신사를 일본에 보냅니다. 조선통신사를 보낸 이유가 따로 있었는데요. 그건 일본 최고 권력자인 도요토미 히데요시의 조선침략설에 대한 정보수집이었습니다. 당시 조선통신사 부사(副使)로서 일본에 다녀온 김성일이 조정에 올린 보고서에는 ‘히데요시의 침략전쟁은 없다’는 잘못된 내용이 담겨 있었습니다. 이 내용을 철석같이 믿은 선조는 아무런 대비를 하지 않아 나중에 임진왜란이란 혹독한 대가를 치르고 맙니다.

# A통신회사 CEO B씨는 몇 년 전 신제품을 출시하면서 곤혹을 치렀습니다. 통신업계 특성상 각종 규제가 많아 신제품 출시를 준비할 때는 정부 기관과 의견 조율이 필수입니다. 해당 부처 담당자와 미팅을 끝낸 후 A사 신규 사업 담당자는 B씨에게 이렇게 보고서를 올렸습니다. ‘정부 담당자가 우리의 신제품 출시를 긍정적으로 생각하고 있다’. B씨는 이 보고서에 근거해 신제품의 사업 성공을 확신하고 막대한 투자금을 쏟아 붓기로 했습니다. 그런데 나중에 만난 정부 기관 담당자가 A사 신제품에 대해 부정적 입장을 보였습니다. 알고 보니 이전 미팅 때 정부 쪽 담당자가 한 말은 “그 건에 대해 한 번 생각해 보겠습니다”는 것이었고, 이는 완곡한 거절의 의미였습니다. 보고서 작성자가 사실(fact)을 그대로 담지 않고, 본인 해석에 따라 보고서를 만든 것입니다. (조선일보 2011.8.27)

 

 직장인에게 보고서란?

위 두 가지 이야기에서 볼 수 있듯이 보고서는 예나 지금이나 조직에서 의사결정을 하는 중요한 커뮤니케이션 수단입니다. 회사에서 보고서는 △일상형 보고서(일일, 주간, 월간, 연간, 출장, 연수 등) △돌발형 보고서(사고, 클레임, 시말서 등) △업무개선형 보고서(인사, 재무, 전략, 총무, 홍보 등) △의견제시형 보고서(기획서, 품의서, 조사 등) 등 그 종류가 많습니다. 그래서 직장인이 일을 한다는 것은 보고서 작성에 얼마만큼 노력과 시간을 쏟느냐로 가늠할 수 있습니다.

보고서

보고서를 흔히 리포트와 헷갈리고는 하는데 어떤 점이 다를까요? KBS 예능 프로그램 <개그콘서트>의 ‘우리 동네 청문회’ 코너를 잠시 떠올려 보세요. 청문회 저격수로 나오는 한 개그맨이 하는 말이 있죠. “팩트만을 가지고 얘기하겠다”고. 맞습니다. 보고서는 철저하게 팩트로 작성해야 합니다. 물론 ‘우리 동네 청문회’처럼 황당한 팩트가 아닌 객관적인 팩트 말입니다. 이에 비해 리포트는 자신의 의견이나 분석 등 주관적으로 작성한 문서를 말합니다.

중요한 보고서는 팩트로 작성해서 상사를 설득해야 합니다. 그러는 가운데 부하 직원은 상사 때문에 열을 받곤 하지요. 상사가 보고서를 검토하면서 미주알고주알 따지고, 심지어 짜증내고 버럭 화까지 내곤 하니까요. 상사는 왜 보고서를 가져온 부하 직원을 까칠하게 대할까요? 위 사례에서 보듯이 잘못된 보고서는 올바른 의사결정을 할 수 없게 만들어 회사에 예기치 못한 손실을 입히기 때문입니다. 잘못된 결과에 대해 상사는 책임을 져야 하고요.

 

 인정받는 보고서란?

세계경영연구원(IGM)이 기업의 오너.전문경영인.임원 100명을 대상으로 실시한 설문조사에서 ‘부하 직원의 잘못된 보고서 때문에 의사 결정 시 그릇된 판단을 한 경험이 있느냐’는 질문에 4명이 ‘많다’, 78명이 ‘조금 있다’고 답했습니다. 10명 중 8명이 보고서의 오류 때문에 곤혹을 치른 적이 있는 것이죠. 리더는 올라온 보고서의 정보에 의지하는 경우가 많은데, 상황이 이러하니 보고서에 대한 만족도가 낮을 수밖에 없습니다. 설문 조사에서 부하 직원의 보고서에 ‘만족하지 않는다’는 리더가 24명이었습니다. 55명은 ‘그저 그렇다’고 응답했습니다. 부하 직원의 보고서가 지닌 가장 큰 문제점으로는 리더 절반 이상(55명)이 ‘내용에 대한 정보 및 근거가 부족하다’는 점을 들었습니다. (조선일보 2011.08.27)

보고서 스트레스

이를 보면 리더들도 부하 직원 못지 않게 보고서로 스트레스를 받기는 마찬가지입니다. 이렇다 보니 상사 입장에선 보고서를 제 마음에 쏙 들게 만드는 부하 직원이 미덥게 보입니다. 상사는 그런 능력자(?)에게 일을 ‘주고 또 주고’, 부하 직원은 ‘보고 또 보고’ 하게 됩니다. 훌륭한 보고서로 인정받는 직원이 조직에서 승승장구하는 건 당연한 거죠. 그럼 보고서를 어떻게 작성하면 상사로부터 인정받을 수 있을까요? 보고서를 잘 쓰는 기본 정석 3가지 만 기억합시다.

 

 첫째. 목적을 명확히 하자

모든 비즈니스 문서는 특정한 목적을 달성하기 위해서 만듭니다. 목적 달성을 위해 보고서를 읽는 타깃으로부터 어떤 행동을 이끌어 낼 것인가를 분명히 해두세요. 가령 ‘프로젝트 성과를 알리겠다’, ‘내 의견이나 결론은 믿을 만하다’, ‘프로젝트 결과를 바탕으로 후속 조치를 취하도록 한다’ 등. 그런 다음 내가 바라는 행동을 이끌어 내기 위해서 무엇을 이해시킬 것인가를 생각합니다. 목표 달성한 성과, 근거 자료의 타당성, 실행 방안의 기대 효과 등이 되겠죠. 보고서 목적을 명쾌하게 정리하기 위해서 엘리베이터 피치(elevator pitch)를 해보는 것도 방법입니다. 엘리베이터 피치는 엘리베이터 안에서 상사를 만났을 때 자신의 생각을 요약해 3분이라는 짧은 시간에 전달하는 프레젠테이션을 말합니다.

 

둘째, 타깃을 파고 들라

보고서는 일에 관한 내용이나 결과를 글로 알리는 문서입니다. 그래서 보고받는 사람이 누구인가 파악해야 합니다. 간단한 보고서는 직속 상사가 타깃이지만, 의견제시나 업무개선 등 중요한 보고서는 상사의 상사, 즉 경영진이 타깃이 되기도 합니다. 타깃이 보고받는 내용에 관심을 갖고 제대로 이해하기 위해서는 프로파일링을 해야 합니다. 평소 지시한 내용이나 자주 사용하는 언어와 용어, 관심사항, 의도 등을 파헤쳐야 합니다. 잘 만든 보고서는 문서를 읽는 사람의 눈높이에 맞춰서 만든 것입니다. 타깃에 대한 분석 없이 잘 된 보고서는 성립되지 않는다는 점을 잊지 마세요.

 

셋째, 메시지를 짧게 하자

메시지를 효과적으로 전달하려면 상사에게 ‘KISS’ 하세요. 이에 무슨 뚱딴지 같은 소리냐고 하실 텐데요. 바쁜 상사일수록 보고서를 대충 보게 됩니다. 그래서 보고서를 꼭 필요한 메시지로 ‘짧고 간단하게(Keep It Short and Simple)’ 만들라는 것입니다. 보고서에 중언부언을 피하고 꼭 필요한 내용만 담으세요. 그리고 메시지는 주장(~해야만 한다)과 근거(~때문에)가 갖춰져야 합니다. 그런데 근거 없이 주장만 있으면 ‘Why not(어쩌라고?)’이 되고, 주장은 없고 근거만 있으면 ‘So what(그래서?)’이 되어 답답한 글이 됩니다. 상사의 어떠한 질문에도 답할 수 있는 주장과 근거를 내용에 담거나 별첨으로 준비해 두세요. 그러면 100점짜리 보고서가 됩니다.

짧고 간단한 보고서

송나라의 문장가인 구양수는 글을 잘 쓰기 위해서는 다독(多讀), 다작(多作), 다상량(多商量)이 필요하다고 강조했습니다. 많이 읽고, 많이 쓰고, 많이 생각하라는 뜻인데, 보고서를 잘 쓰기 위해서도 마찬가지입니다. 잘 쓴 보고서를 많이 찾아 읽고, 간단한 것이라도 보고서를 많이 써 보고, 보고서의 목적이나 타깃, 메시지에 대해 충분히 생각해 보시길 바랍니다. 일본의 경영 컨설턴트 야마모토 신지는 저서 ‘일 근육’에서 운동을 많이 하면 몸에 근육이 붙고 근육이 붙으면 건강해지는 것처럼, 일도 비즈니스도 근육이 붙어야 한다고 말합니다. 평소 다독, 다작, 다상량으로 ‘보고 또 보고’ 하면 시나브로 일 근육이 커질 것입니다.

오장교 프로필

보도자료부터 사보, 브랜드/사내 커뮤니케이션, SNS까지 홍보업무를 해 왔습니다. 나아가 意(메시지) 味(맛)있는 요리를 하는 스토리 커뮤니케이터가 되고자 합니다.