[글 잘 쓰는 직장인] #4. 보고서 필살기로 상사를 무장해제시키자! – LG 공식 블로그
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[글 잘 쓰는 직장인] #4. 보고서 필살기로 상사를 무장해제시키자!

작성일2014-08-20

# 나 대리는 상사로부터 ‘신제품 매출하락 개선방안’ 보고서를 작성하라는 지시를 받는다. 보고 시점은 1주일 후. 느긋하게 보고서를 작성하며 시간을 보내다 보니 어느덧 보고 하루 전날이다. 급한 마음에 다른 보고서 내용을 일부 베껴 짜깁기한다. 그리고 자료나 수치도 신문에서 쉽게 구한 것을 끌어다 쓴다. 그렇게 겨우 완성하고 보고를 했다. 상사는 의심쩍은 내용에 대해 질문을 하지만 나 대리는 자신 없게 대답한다. 상사는 미간을 찌푸리며 자료를 보완해서 다시 보고하라고 재촉한다.

이런 경험 해 본 적 있지 않으신가요? 기업에서 보고서는 ‘그때그때 상황을 알리는 글’에서 ‘전략적으로 기획하는 글’ 로써 그 중요성이 더해지고 있습니다. 즉 보고서를 통해 부닥친 문제를 해결하기 위한 판단을 합니다. 그렇지만 잘못된 내용의 보고서로 의사결정하면 인적, 물적 자원 낭비를 감수해야 합니다. 한 설문조사 결과에 따르면 기업체 임원의 78%가 보고서의 오류로 올바른 의사 결정을 내리지 못한 경험이 있다고 합니다.

일찍이 공자는 “임금의 말이 선(善)해서 아무도 어기지 않는다면 좋겠지만 임금의 말이 불선(不善)한 데도 아무도 어기지 않는다면 한 마디 말로 나라를 망하게 할 수 있다”고 지적했습니다. 이를 기업체에 적용하면, “사장의 말이 잘못됐는데도 아무도 어기지 않는다면 한 마디 말로 회사를 망하게 할 수 있다”고 말할 수 있습니다. 사장은 중요한 의사결정을 보고서에 따라 판단하니 보고서 내용은 여간 중요한 게 아닙니다. 지난 3편에서 말했듯이 보고서를 ‘보고 또 보고’ 해야 하는 이유입니다.

의사결정

보고서는 상사를 설득하기 위한 문서입니다. ‘설득’한다는 게 무슨 뜻일까요? 국어사전에서는 ‘상대편이 이쪽 편의 이야기를 따르도록 여러 가지로 깨우쳐 말하는 것’이라고 정의하고 있습니다. 이야기로 날 따르게 한다는 게 말이야 쉽지 내 맘 같지 않습니다. 부모가 제 자식을 자기 뜻대로 따르게 하는 것도 어디 쉽나요? 하물며 회사에서 부하사원이 보고서로 상사가 내 뜻에 따르게(?) 하는 건 더욱 어려운 일입니다. 그럼, 상사를 어떻게 하면 설득할 수 있을까요? 지난 글에서 보고서의 정석 세 가지를 말했습니다. ‘목적을 명확히 하자’, ‘타깃을 파고 들라’, ‘메시지를 짧게 하자’. 이는 올바른 보고서를 작성하기 위한 필요조건이라고 할 수 있습니다.

이 조건만으로 부하직원의 머리 꼭대기에 있는 상사를 설득하기는 아직 부족합니다. 그래서 보고서의 충분조건으로 ‘방향성’, ‘사실성’, ‘논리성’ 3종 세트를 말씀드립니다. 이를 ‘설득력 있는 방사능(논) 보고서‘로 기억합시다.

 

첫째, 메시지는 질문에 대한 답인가? (방향성)

메세지의 방향성

이는 상사를 설득하기 위한 첫 단추입니다. 상사가 보고서를 통해 궁극적으로 알고 싶은 게 무엇인지 생각해 보세요. 즉 상사 입장에서 내게 질문을 해보는 겁니다. 현재 상황 분석인지, 문제점 파악인지, 아니면 개선 방안 도출인지? 이 질문에 따라 ‘상황 분석 보고서’, ‘원인 분석 보고서’, ‘개선안 보고서’ 등 보고서 작성 방향이 정해집니다. 이젠 그 방향에 맞는 자료를 모으고 정리하는데 집중하세요. 영화
<주유소 습격사건>에서 보여준 ‘무조건 한 놈만 팬다‘ 정신으로 말입니다. 방향성을 잘 모르겠으면 상사에게 막무가내로 물어보세요. 시작이 반이라고 이제 보고서 완성의 반을 넘겼습니다.

 

둘째, 메시지는 근거 있는 사실인가? (사실성)

보고서 내용의 완성은 근거 있는 사실입니다. 우격다짐으로 내 의견이나 주장을 담으면 억지 춘향 보고서가 되기 십상이죠. 이 경우 상사는 쉽게 마음을 열지 않을 것입니다. 섣불리 판단했다가 일이 잘못되면 그 책임은 상사가 덤터기 쓰기 때문입니다. 글쓰기 방식을 크게 나누면 ‘보여주기(showing)’와 ‘말하기(telling)’가 있다고 합니다. 예를 들면 ‘사내에 독서경영이 필요하다’는 메시지는 주관적인 주장으로 ‘말하기’ 방식입니다. 독서경영이 필요함을 설득하기 위해서는 객관적인 근거를 제시해야 합니다. 이것이 ‘보여주기’ 방식입니다.

메세지 보여주기
방송계의 손석희 앵커. 그가 하는 말은 누가 들어도 명쾌합니다. <손석희가 말하는 법>을 저술한 부경복 변호사는 그 이유를 다음과 같이 분석합니다. “첫째, 그가 자신의 생각과 주장을 ‘사실로 바꾸어’ 말하기 때문이다. 둘째, 그가 사실에 관한 이야기를 주장보다 먼저 말하기 때문이다.” 말하기에 앞서 사실을 보여주기 바랍니다.

 

셋째, 메시지의 답과 사실은 일관되는가? (논리성)

논리적인 보고서는 답(결론)과 사실(내용) 사이에 연관성있습니다. 이러한 논리성은 문제 해결을 위한 생각을 정리하는 것입니다. 생각은
다음 두 가지 관점에서 정리합니다.

1. 숲 전체를 그려보자

먼저 숲 위를 나는 새가 되어 전체적인 문제를 파악할 수 있는 조감도를 그리는 겁니다. 이러한 관점으로 보고서를 보면 어느 곳에 문제점이 큰지, 부분간
관계는 어떠한지 명확히 보입니다. 이를 ‘수평적 사고’, 혹은 ‘통합적 사고’라고
합니다. 이렇게 폭 넓게 사고하는 대표적인 방법이MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)입니다.이 방식은 누락과 중복이 없는 상태를 말합니다. MECE 차원의 접근 사례는 다음과 같습니다. ‘우리나라 사람들 썸 타면 이뤄지거나 안 이뤄지거나 둘 중 하나야’(‘개그콘서트’ 대사), ‘고객은 잠재고객, 신규고객, 기존고객으로 나눌 수 있다’, ‘누가, 언제, 어디서, 어떻게, 왜, 무엇을 기준으로 답을 구한다.’(육하원칙), ‘제품을 유통(Place), 상품(Product), 가격(Price), 프로모션(Promotion) 측면에서 분석한다’(마케팅 활동의 4P).

나무 살펴보기

2. 중요한 나무를 살펴보자

앞서 통합적인 사고를 통해 숲에서 중요한 역할을 하는 나무를 찾아야 합니다. 그 나무의 잎에서 줄기, 뿌리까지 세부적으로 살펴봅니다. 흔히 ‘수직적 사고’, 혹은 ‘분석적 사고’라고 부릅니다. 이러한
사고를 잘하기 위해서는 문제의 핵심과 목적에 대한 질문을 해야 합니다. 그리고 그에 대한 답을 찾기
위한 자료를 수집하고 조사합니다. 가령, 기존 고객에 대한
분석을 한다면 ‘고객의 기대사항’, ‘고객의 이익’, ‘고객 만족과 불만사항’ 등으로 다양하게 접근할 수 있습니다.

설득력있는 보고서

보고서로 상사를 설득할 때는 ‘내가 무슨 말을 할 것인가’보다는 내 뜻대로 ‘상사가 무슨 말을 하게 만드느냐’가 중요합니다. 설득력 있는 보고서의 필살기인 방향성, 사실성, 논리성으로 무장해 상사를 무장해제시키시길 바랍니다.

오장교 프로필

보도자료부터 사보, 브랜드/사내 커뮤니케이션, SNS까지 홍보업무를 해 왔습니다. 나아가 意(메시지) 味(맛)있는 요리를 하는 스토리 커뮤니케이터가 되고자 합니다.