[글 잘 쓰는 직장인] #5. 센스있는 비즈니스 이메일 활용법 – LG 공식 블로그
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[글 잘 쓰는 직장인] #5. 센스있는 비즈니스 이메일 활용법

작성일2014-10-22

안녕하세요. LG블로거 오장교입니다.

직장에서 일하다 보면 내 생각을 다른 사람에게 전달하고 정보를 공유해야 할 때가 많습니다. 이 때 편리한 도구가 ‘이메일’입니다. 헌데 이 이메일은 잘 사용하면 득이 되는 한편, 적절하게 사용하지 못하면 실이 되기도 합니다. 양날의 칼인 이메일, 직장 생활에서 어떻게 활용하면 좋을까요?

 

 양날의 칼, 이메일

우리는 이메일을 작성할 때, 컴퓨터 자판을 두드리며 씁니다. 글을 쓰다가 틀리면 딜리트(Delete) 키로 지우면 되죠. 내용을 다 썼으면 받는 사람 이메일 주소를 적고 ‘보내기’ 버튼을 누르면 ‘끝’입니다. 이렇게 이메일을 사용하면 다른 부서 또는 거래처 사람에게 전화하고, 만나러 갈 필요가 없습니다.

그런데 내가 보낸 이메일은 몇 통 안 되는 것 같은데 메일함엔 매일 수십 통의 편지가 가을 낙엽 쌓이듯 합니다. 이 중에는 업무상 필요한 것도 있지만, 반갑지 않은 스팸메일도 부지기수입니다. ‘수신 거부’ 처리를 해도 좀비처럼 날아오죠. 스팸 통조림은 먹기라도 하지, 스팸메일은 휴지통에 버리기에 바쁩니다. ‘뭐든지 넘치면 부족함만 못하다’는 속담처럼 아무리 좋은 도구도 남용하면 문제가 됩니다.

직장인 이메일

이메일은 글을 남기는 기록 매체입니다. 간혹 이메일 내용에 문제가 생겨 곤란한 경우도 생깁니다. 글로 감정을 충분히 표현하기는 쉽지 않기 때문입니다. ‘아’ 다르고 ‘어’ 다르다고, 표현을 잘못하면 오해가 생기기 쉽습니다. 그런 의미에서 대화는 오해가 생기면 바로 풀 수 있기에 서로 이해하는 폭이 크다고 할 수 있습니다. 따라서 직장에서 비즈니스로 쓰는 이메일은 오해가 덜하도록 이성적으로 사용하는 게 좋습니다. 즉, 설명과 설득을 목적으로 쿨하게 쓰면 됩니다.

예컨대 설명은 업무와 상황을 보고하고, 정보를 공유합니다. 설득은 어떤 주제에 대해 의견을 교환하고 토의를 바탕으로 합니다. 이에 비해 개인적으로 사용하는 이메일은 감성적으로 사용하는 경우가 많습니다. 이때는 상황에 맞게 내 생각이나 느낌을 담으면 됩니다. 직장인에게 편리한 이메일. 잘 쓰면 약이요, 못 쓰면 독이 되는 양날의 칼인 셈입니다. 그러면 비즈니스 이메일을 어떻게 사용하면 소통의 약이 될까요?

 

이메일 확인은 적게 할수록 건강에 좋다

당신은 이메일을 하루에 몇 번이나 확인합니까? 미국의 한 연구결과를 보면 직장인은 이메일을 하루에 74번이나 확인한다고 합니다. 이들은 중요한 이메일이 왔는지 확인하면서 스트레스를 받는 것입니다. 잦은 이메일 확인은 업무 효율을 떨어지게 합니다. 이에 비해 이메일 확인을 안 해도 되는 조건에서 일하는 직장인들은 스트레스가 적고 업무 집중력이 높습니다.

우리나라 직장인도 74번까지는 아니더라도 하루 수십 개의 이메일을 확인합니다. 메일은 반가운 소식보다 피하고 싶은 내용이 수두룩하죠. 상사의 느닷없는 지시나 요구사항, 동료의 까다로운 요청사항, 협조를 질질 끄는 다른 부서 직원의 답변, 게다가 스팸메일까지. 메일 확인을 위해 적지 않은 시간을 쏟아 붓는데, 스트레스 지수는 올라갑니다.

매일 메일을 확인하는 일을 반복하는 직장인들, 건강은 어떨까? 미국 캘리포니아대학 클로리아 마크 박사가 이메일에 관한 흥미로운 연구를 했다. 그 결과에 따르면 이메일은 의사소통의 속도는 증가시키지만 심리적, 육체적 건강에는 부정적인 영향을 준다는 것이다. 연구팀은 남성과 여성으로 구성된 실험대상자 13명에게 직장에서 이메일을 확인할 때와 그렇지 않을 때의 심장박동, 호르몬 수치 등을 조사했다. 직장에서 수시로 이메일을 확인하는 동안 실험대상자들의 심장 박동수는 꾸준히 증가했다. 특히, 스트레스 호르몬으로 알려진 코르티솔의 양이 현저하게 높아졌다. 반면, 이메일 확인을 끊게 한 지 5일째 되는 날, 실험대상자들의 심장 박동은 차분해지고 스트레스 호르몬 수치도 떨어졌다. 연구팀은 이메일을 잘 쓰지 않거나 확인을 자주 하지 않는 사람일수록 회사 내에서 움직임이 훨씬 많고 서로 얼굴을 마주 보며 이야기하는 횟수도 늘어났다면서, 이메일과 멀어질수록 건강에 유익하다고 전했다. (서울신문 2012.9.5)

내 건강을 지키자고 이메일을 멀리한다? 그랬다가는 회사와 멀리 떨어진 집에서만 보낼 처지에 몰릴 수도 있습니다. 미국의 인터넷 신문 허핑턴포스트는 경영전문가 줄리 모겐스턴과의 인터뷰를 통해 ‘일 못 하는 직장인의 특징 11가지’를 제시했습니다. 그 중 이메일과 관련해 그녀는 이메일을 보면 쓸데없는 부탁, 예상치 않았던 일, 기억해야 하는 일, 이 외에 챙겨야 할 일들이 계속 생기기 때문에 출근하자마자 이메일을 보는 것은 비효율적이라고 말합니다. 그러면 이메일을 사용하면서 내 몸도 지키는 방법은 없을까요?

건강을 지키는 이메일 사용TIP

아침에 한두 시간 동안은 가장 중요한 업무를 먼저하고, 그 다음에 이메일 업무를 처리해라!

아침에 이메일 대신 중요한 일을 먼저 처리하라는 이야기입니다. 이를 실천하는 것이 ‘집중근무 시간제’ 캠페인입니다. 일부 기업에서 업무 효율성을 위해 실시하고 있습니다. 집중 근무시간은 보통 오전 9시부터 11시까지로 합니다. 이 시간에는 업무 집중을 방해하는 ‘티타임’ 같은 휴식은 물론 회의, 이메일, 전화 등 그 어떤 것도 하지 않습니다. 실제 이 제도를 시행한 기업은 업무 생산성에 눈에 띄는 효과를 보았다고 합니다. 설령 우리 회사에서 집중근무 시간제를 하지 않더라도, 아침 일찍 이메일부터 확인하는 습관만이라도 뒤로 미뤄보길 바랍니다.

시간관리 전문가는 이메일을 확인하는 시간은 낮 12시와 오후 4시가 적절하다고 말합니다. 이 시간이 급하고 중요한 일은 끝내고 메일을 확인하고 답장을 보내고, 답신 받기에 편한 시간입니다. 꼭 이 시간을 고집할 필요는 없으며, 오전 11시 이후 제일 편한 시간대에 하루 한 번 이메일을 확인하는 습관을 들이면 좋겠습니다. 그것이 스트레스도 덜 받고 일 잘하는 직장인이 되는 길 중의 하나입니다.

 

이메일 소통이 만사형통은 아니다

세상을 바꿔놓은 금세기 위대한 발명 중 하나가 이메일입니다. 이메일은 바로 전송하거나 확인할 수 있고, 여러 명에게 한꺼번에 보낼 수도 있습니다. 더구나 돈이 들지 않죠. 이만큼 편리하고 효율적인 커뮤니케이션 수단이 없습니다. 아쉬운 건 이메일 소통이 만사형통은 아니라는 점입니다. 상황에 따라 이메일보다 편지, 팩스, 전화, 문자, 메신저 등 다른 수단이 더 효과적일 때있습니다.

그럼 대체 어떤 것이 낫다는 말일까요? 그 답은 상대방에게 달려있습니다. 즉, 내가 전하는 메시지를 상대가 편하게 받을 수 있는 도구가 최고의 커뮤니케이션 수단이 됩니다. 예컨대 어떤 주제에 대해 토의할 때는 수십 통의 이메일을 주고받는 것보다  전화 한 통이 더 좋습니다. 신속한 의사결정이나 업무를 보고할 때는 이메일보다 인스턴트 메신저가 더 효과적입니다.

이메일 대신 다른 커뮤니케이션 수단을 어느 상황에서 쓰면 좋은지 ‘비즈니스는 이메일로 완성된다’(데이비드 시플리. 월 슈발브 저)에서 간략히 정리해 보았습니다.

‘편지는 소중한 가치를 전한다’ 이메일 대신 편지를 쓰는 이유 1. 칭찬편지나 연애편지처럼 받는 사람이 음미할 만한 것을 보내고자 할 때 2. 상대방을 방해하고 싶지 않을 때 3. 회사의 방침을 알리는 내용이나 등기 우편물, 소환장 같은 공식적인 문서를 보낼 때 ‘공룡은 사라져도 팩스는 사라지지 않는다’ 이메일 대신 팩스를 쓰는 이유 1. 팩스는 서명의 원본이 따라올 수 있어서 많은 경우 법적 구속력을 갖기 때문이다. 2. 계약서나 도표, 아이가 그린 그림 등 종이 형태로 된 중요한 문서를 신속하게 보낼 수 있기 때문이다. 3. 더 안전하기 때문이다. 일단 이메일에 실린 문서는 어디로든 쉽게 보낼 수 있게 된다. 한 장의 사본을 한 사람에게만 보내는 팩스의 경우에는 그런 일이 일어날 가능성이 거의 없다. 물론 팩스는 다른 사람이 볼 수도 있으니 주의해야 한다. 팩스를 보낼 때는 수신자에게 그 사실을 알려주어 팩스가 도착하면 가능한 한 빨리 찾아가게 하는 것이 좋다. ‘전화 한 통이면 해결될 일인데’ 이메일 대신 전화를 사용하는 이유 1. 감정을 전달해야 할 때나 상대방의 감정을 알아야 할 때 2. 일을 빨리 처리해야 할 때 3. 타격을 줄 수 있는 이메일을 보내야 할 때 미리 전화를 걸어 알려줌으로써 그 충격을 완화하거나 그 충격으로부터 거리를 둘 수 있다. ‘실시간으로 오가는 문자와 인스턴트 메시지’ 이메일 대신 문자나 인스턴트 메시지를 사용하는 이유 1. 이메일과 달리 늘 실시간으로 대화할 수 있다. 2. 짧은 메시지를 보낼 때 안성맞춤이다. 3. 소규모 모임에 적당하다. 자발적인 참여자로 구성된 작은 모임의 경우 서로 대화를 나눌 수 있고 아이디어 회의도 가능하다.

이메일은 우리가 업무를 처리하는 데 유용한 매체임은 틀림없습니다. 그러나 출근과 동시에 업무 메일로 인한 스트레스를 감수해야 할 이유는 없습니다. 그러므로 메일 확인 습관은 뒤로 미루고, 상황에 맞는 커뮤니케이션 수단을 활용해 업무 능력을 한 단계 높여보는 건 어떨까 합니다.

*다음 호에 이메일 두 번째 이야기, ‘이메일 작성 에티켓’이 이어집니다.

오장교 프로필

보도자료부터 사보, 브랜드/사내 커뮤니케이션, SNS까지 홍보업무를 해 왔습니다. 나아가 意(메시지) 味(맛)있는 요리를 하는 스토리 커뮤니케이터가 되고자 합니다.