[커뮤니케이션 잘하는 직장인] #3. 조리 있게 말하는 방법 – ‘총체적 난관형’ 극복법 – LG 공식 블로그
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[커뮤니케이션 잘하는 직장인] #3. 조리 있게 말하는 방법 – ‘총체적 난관형’ 극복법

작성일2017-04-12

회의나 보고를 하는데 이야기가 매끄럽게 흘러가지 않아 힘들었던 경험, 누구나 있을 것입니다. 누군가 한참 설명을 했는데 상대방으로부터 이런 질문들을 듣는 상황 말이죠.

그게 도대체 무슨 말이에요?
그런데 그 이야기를 왜 하는 거예요?

한 남성이 이것저것 얘기를 다 하고있고 다른 남성은 그것을 알아듣지못하는 듯한 느낌을 주는 그림

이런 상황이 벌어지는 이유 중의 하나가 바로 말에 ‘조리가 없어서‘입니다. 조리(條理)는 ‘말이나 글 또는 일이나 행동에서 앞뒤가 들어맞고 체계가 서는 갈피’를 의미합니다. 한편 “말을 참 조리 있게 잘 하네” 라는 칭찬도 있습니다. 칭찬을 할 정도로 그만큼 조리 있기가 쉽지 않다는 뜻이지요.

내 말에 조리가 있게 만드는 방법, 어떤 것이 있을까요? 일이 되게(成事)하는 커뮤니케이션(意思疏通), ‘성사소통(成事疏通)‘의 세 번째 주제는 ‘커뮤니케이션의 방식‘입니다.

커뮤니케이션 실패 유형 3가지

설명이나 보고에 실패하는 경우 중에 대표적인 세 가지 예를 들어 보겠습니다.

총체적 난관형 "제가 말씀 드릴건.." "아니 그게아니고.." "결론부터 말하자면.." / 외계어 설명형 @#%$@$(!@_!_@)~! / 군대식 설명형 XX하지 말입니다!

1) 총체적 난관형: 이야기의 전체상을 이해시키지 못함

이야기 조각 조각의 내용은 이해를 했지만 배경, 목적, 논리의 흐름과 같은 전체를 이해시키지 못하는 경우입니다. 이렇게 되면 이야기에 충분히 공감하지 못하거나 흐름을 따라가지 못하는 상황이 벌어집니다.

2) 외계어 설명형: 내용도 어려운데 설명 자체가 이해가 안감

어렵고 상세한 설명이 필요한 내용이 잔뜩 기다리고 있는데 설명을 효과적으로 하지 못해서 막혀버리는 상황입니다. 이야기 하는 사람이나 듣는 사람이나 답답하고 급속도로 지쳐갑니다.

3) 군대식 설명형: 딱딱한 설명으로 듣는 사람의 사고도 경직됨

상급자에게 하는 공식 보고나 많은 청중을 앞에 둔 발표 등, 긴장하기 마련인 자리에 서면 온 몸에 힘이 들어가고 어투도 딱딱해지기 쉽습니다. 이렇게 되면 보고 받는 사람이나 청중 역시 긴장하거나 불편함을 느끼게 되고, 내용의 이해도는 자연스럽게 떨어지게 됩니다.

각각의 유형별로 어떤 해결 방법이 있을까요?

1) <총체적 난관형> 극복 방법
: 목차와 프레임워크로 내용의 전체 상부터 각인시키자

한 여성이 퍼즐의 조각을 딱 맞추려고 하는 사진이다.

우리가 1,000 조각의 퍼즐을 맞출 때, 전체 그림이 무엇인지 먼저 보고 맞추는 것과 아예 보지 못한 상태에서 맞추는 것은 굉장한 차이가 있습니다. 커뮤니케이션 역시 마찬가지인데요. 자료와 이야기를 준비한 당사자와는 달리, 상대방은 기초 자료나 내용을 거의 모르는 상태에서 듣는 경우가 많기 때문에, 전하고자 하는 이야기의 내용이 대략 무엇인지를 미리 이해시키는 것이 필요합니다.

내용의 전체상을 이해시키는 방법은 다음과 같습니다.

① 목차 각인시키기

본론으로 들어가기에 앞서, 목차를 먼저 설명하면서 지금부터 전할 이야기가 무엇 무엇인지, 어떤 순서로 정보를 전할 것인지를 머리 속에 심어주는 것입니다.

이렇게 하면 앞으로 나눌 이야기를 머리 속에 대충 그려 놓고 시작하기 때문에, 처음 듣는 내용이지만 마치 이미 아는 이야기 같은 익숙한 기분과 함께 이해도가 높아집니다. 또 한 가지 중요한 효과로, 뒤에서 하려고 했던 이야기를 먼저 물어보면서 이야기의 흐름이 깨어지는 상황도 방지할 수가 있습니다. 목차는 자료를 전달함과 동시에 각인시킬 수 있도록, 표지에 기입하면 좋습니다.

"지금부터 제가 말씀드릴 내용은 이렇습니다. 먼저 시장의 규모는 어떤지, 그리고 그 안에서 어떤 기업들이 활동하고 있는지, 마지막으로 우리는 어떻게 사업을 추진해야 하는지의 순서로 말씀을 드리겠습니다." XX사업 추진 전략 보고 2017년 XX월 XX일 <목차> 1. 시장의 규모 및 전망 2. 주요 사업자 현황 및 핵심 역량 3. 자사의 사업 추진 전략

② 프레임워크 각인시키기

설명할 내용에 논리적인 흐름이 있거나, 복잡한 과정을 거쳐 결과를 도출한 경우에는 논리적인 흐름을 각인시킬 필요가 있습니다. 바로 프레임워크를 제일 먼저 펼쳐 보여서 이해, 각인시키는 것이지요. 그리고 프레임워크의 흐름대로 각 단계가 제목으로 등장하면서 이야기를 풀어 나가면 됩니다.

"지금까지의 분석은 다음과 같은 흐름으로 수행했습니다. 먼저 시장규모는 지금까지의 데이터를 바탕으로 정책적인 요소를 반영하여 향후 어떻게 변화할 것인지 추정했습니다. 그리고 주요 사업자들의 시장 점유율과 핵심 역량의 상관 관계를 도출하였습니다. 그리고 자사가 시장에 진출하기 위해 조기에 확보해야 할 기술을 도출하고, 향후 기술 고도화에 따라 시장 점유율이 어떻게 높아질 것인지 예측해 보았습니다." <시장 점유율 예측 프레임워크> 과거 시장 규모 추이 분석 -정책 통향 - 시장 규모 전망 - 주요 사업자 현황 및 핵심 역량 - 시장 점유율과 핵심 역량의 상관 관게 - 자사의 기술 확보 및 고도화 방안 - 자사의 시장 점유율 예측

③ 소제목으로 논리의 흐름 이끌어 주기

목차나 프레임워크를 각인시켰다면 이야기를 듣는 사람의 머리 속에 ‘전체 지도’의 입력이 완료된 것입니다. 그러면 이야기 중간 중간에 길을 이끌어 줄 ‘이정표’가 있어야 되겠지요? 그것이 바로 소제목입니다.

앞서 각인시켜준 흐름대로 소제목을 배치하고, 중요한 메시지는 본문 안의 제목에 노출시키면 이야기의 핵심을 쉽게 전달할 수가 있습니다. “제목만 봐도 다 안다.”는 게 이런 경우지요.

"서두에 말씀 드린 것 처럼, 앞으로의 시장 규모 전망을 위해, 시장에 가장 영향을 많이 미치고 있는 정책 동향에 대해 살펴 보았습니다. 보시는 바와 같이 규제는 강화되는 추세를 보이고 있습니다." '저렇게 정책이 변하면, 시장규모가 축소될 것이 뻔하군' "다음으로 시장 규모 전망에 대해 말씀 드리겠습니다." 2. 정책 동향 - 이정표 역할을 하는 제목 * 환경 오염 사고 급증으로 규제를 강화하는 추세 - 핵심 메세지를 담은 소제목

2) 외계어 설명형, 3) 군대식 설명형의 극복 방법은 다음 편에서 이어집니다. :)

김강민 프로필

컨설턴트로서 LG의 미래를 고민하고 준비하는 역할을 하고 있습니다. LG의 건축물에 얽힌 이야기, 에너지 관련 기술 트렌드를 주요 테마로 글을 쓰고 있습니다.