[직장인 엑셀 초보 탈출] #2. 엑셀 단축키의 세계 – Function 키 편 – LG 공식 블로그
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[직장인 엑셀 초보 탈출] #2. 엑셀 단축키의 세계 – Function 키 편

작성일2017-05-23

안녕하세요~ 직장인 여러분의 『엑셀 초보 탈출』을 도울 김과장입니다.

오늘은 Function 단축키에 대해 말씀 드릴게요. 아직 단축키가 손에 잘 안 익으신 분들도 계실 텐데, 매일 쓰다 보면 곧 머리보다 손이 먼저 반응하기 시작할 테니 걱정하지 마세요!

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Function키는 키보드 맨 위편에 배열되어 있는 F1, F2 와 같은 키들을 말합니다.

일자로 쭈~욱 늘어선 키들을 볼 때마다 “빽빽한 키보드에 왜 쓸모도 없는 키들을 달아놨을까?” 하는 생각을 했었는데요. 엑셀을 사용하고 난 이후에야 “아~ 이럴 때 쓰라고 만들어 놓은 거구나.” 하는 생각이 들었습니다. :wink:

F는 Function의 약자! 솔직히 몰랐던 분은 손을 들어봅니다!

F는 Function의 약자! 솔직히 몰랐던 분은 손을 들어봅니다!

Function 단축키는 다른 단축키들에 비해 상대적으로 종류도 적고 기능도 화려하진 않지만, 잘만 쓰면 엑셀 작업을 할 때 필요한 마우스 클릭 수와 작업 시간을 줄여주는 유용한 키들입니다.

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힘 좀 줘봤습니다. (뿌듯)

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[활용 상황] 엑셀 함수 문법이 궁금할 때

엑셀 작업을 하다가 모르는 게 생겼을 때 엑셀 도움말을 찾아서 읽다 보면, 이게 정말 사용자들을 도와주려고 만든 도움말인 건지… 혼돈의 카오스에 빠져 더 헷갈리는 상황이 오곤 합니다.

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그래서 저도 엑셀을 사용하다가 궁금한 점이 생기면 주로 인터넷을 찾아보면서 해결을 하는데요. 딱 한 가지 예외로, ‘엑셀 함수 문법이 궁금할 때’는 엑셀 도움말을 참고합니다.

인터넷에는 유명하거나 자주 쓰는 함수와 관련된 글이 대부분이라, 흔히 쓰지 않는 함수들을 써야 할 일이 생기면 찾기가 쉽지 않습니다. 이럴 땐 엑셀 원작자들의 ‘저자 직강’ 인 엑셀 도움말을 열어보는 게 가장 좋은 방법 같습니다.

벌써 졸린 건 왜 때문인가요?

벌써 졸린 건 왜 때문인가요?

예를 들어, ‘이번 주가 올해의 몇 번째 주차(Week)인지’ 궁금한 경우, 우리는 책상 위에 있는 달력을 집어 들고 1월 1일부터 한 주 한 주 세어 보곤 하죠.

그런데, ‘1월 1일이 있는 주를 첫째 주로 해야 할지’, ‘주의 시작을 일요일로 할지 월요일로 할지’ 등 애매한 상황이 찾아옵니다. 이렇게도 세면 다르고 저렇게 세면 또 다른 결과가 나와서 뭐가 맞는지 몰라 더 헷갈리기만 하죠.

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이럴 때 뭔가 ‘숫자로 하는 건 다 잘하는’ 엑셀이 나를 도와줄 것 같은 느낌적인 느낌이 듭니다. 정말 도와주는지 한 번 해 보도록 하겠습니다.

[Step 1] F1 키를 눌러서 엑셀 도움말을 여세요.
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[Step 2] 내가 쓰고 싶은 함수와 관련된 키워드를 검색하세요.
이때 함수의 종류는 되도록 넓게 생각하는 게 좋습니다. 예를 들어 지금의 경우처럼 주차(Week)를 세는 함수를 찾고 싶은 거라면, 키워드를 ‘주차’ 라고 하는 것보다는 좀 더 넓은 범위인 ‘날짜’로 해 보겠습니다.

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[Step 3] 검색 결과 중 내가 원하는 카테고리의 도움말을 선택합니다.
아래 그림처럼 ‘날짜 및 시간 함수’를 선택해 볼게요.

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[Step 4] 함수에 대한 설명 부분을 통해 원하는 내용을 찾습니다.
아래 그림에서 맨 밑에 있는 날짜와 관련된 여러 가지 함수 중, 해당 주가 일 년 중 몇 번째 주인지 나타내 주는 ‘WEEKNUM 함수’가 눈에 띄네요. 링크를 눌러 볼까요?

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[Step 5] 함수에 대한 설명 중 ‘예제 부분’으로 과감히 스크롤 하세요.
함수 관련 도움말은 대개 ① 설명, ② 구문, ③ 주의, ④ 예제 순서로 구성되는데요. ①,②,③의 경우 어려운 말들이 많기도 하고 이에 지쳐 필요한 함수 찾는 걸 포기하게 될 지도 모르니 바로 ④예제 부분으로 점프하세요. 지금 우리가 하려는 건 ‘내가 찾는 함수가 맞는지 확인’하는 과정이니, 예제 내용만 봐도 충분합니다.

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예제의 설명을 보니 WEEKNUM 함수를 써서 2008-03-09(일)요일이 해당하는 주차를 구하면 2008년 11주 또는 10주라고 하네요. 뭔가 우리가 원하는 결과를 얻을 수 있을 것 같은 좋은 느낌이 들지요?

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[활용 상황] 화면을 넓게 쓰면서 작업하고 싶을 때

엑셀을 쓰다 보면 빈번하게 사용되는 메뉴나 기능들을 아이콘으로 표현한 화면 상단의 ‘리본 메뉴’를 펼쳐 놓고 작업할 때가 많죠? 리본 메뉴를 펼쳐 놓은 상태로 작업을 하면 엑셀 시트의 높이가 줄어들어서 불편하고, 접은 상태로 작업을 하다 보면 또 펼칠 일이 생겨서 매번 접었다 폈다 하게 되는데, 이것이 여간 불편한 게 아닙니다. 필요할 때만 리본 메뉴를 쉽게 접고 펼 수 있으면 좋겠다는 분들!

바로 이럴 때 쓰라고 지정해 놓은 단축키가 ‘Ctrl + F1′ 키 입니다.

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중요한 건 엑셀뿐만 아니라 파워포인트, 워드에서도 리본 메뉴를 접고 펴고 싶을 때 ‘Ctrl + F1’ 키를 쓰면 된다는 사실, 기억하세요!!

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[활용 상황]
데이터가 들어 있는 셀을 편집하고 싶을 때

아마 엑셀 Function 단축키 중에 제일 사용 빈도가 많고 가장 유용한 키가 F2 키가 아닐까 싶은데요.

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나의 길고 지루한 엑셀 오타 수정 과정.gif

데이터가 들어 있는 셀의 내용을 편집하고 싶을 때 바로 텍스트를 입력하면 이전에 있던 데이터가 다 지워져 버리죠. 그래서 편집할 셀을 마우스로 ‘따닥’ 더블 클릭해 셀을 편집 상태로 바꾼 후 셀의 내용을 편집하는 방식으로 작업을 하실 텐데요.

편집 범위가 많지 않을 땐 이렇게 마우스를 더블 클릭하는 것이 크게 불편하지 않지만, 여러 셀들을 편집해야 할 경우 마우스 클릭에, 키보드 입력에 바삐 움직이는 손을 보며 “내가 지금 뭘 하는 거지?” 하는 생각이 들죠.

내가 이러려고 엑셀 시작했나 자괴감이 들어...

내가 이러려고 엑셀 시작했나 자괴감이 들어…

이럴 땐 F2 키를 써 보세요. F2 키 한 번만 누르면 편집하고 싶은 셀이 바로 편집 상태로 바뀌어서 마우스를 만질 필요 없이 키보드만으로도 편집 작업을 할 수 있게 된답니다.

그리고 셀 편집을 할 때는 F2 키와 Esc 키를 같이 써 주면 더 편리한데요. F2 키를 눌러서 셀 편집 상태로 바꿔서 내용을 수정했다가 갑자기 수정을 하기가 싫어졌을 때:wink:, 혹은 하지 않아도 될 때!  Esc 키를 누르면 셀의 내용이 수정되지 않고 현재 셀에서 편집 상태가 해제되죠. 이건 정말 꿀팁인 듯 합니다.

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[활용 상황] 셀 서식 변경 작업을 반복해서 해야 할 때

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위 그림처럼 아래쪽 대각선으로 셀에 색을 칠해야 할 때는 어떻게 하면 좋을까요? 가장 쉽게는 A1 셀에 색을 칠한 다음에 B2 셀, C3 셀로 이동해 가면서 색을 칠하면 되겠죠? 하지만, 마우스로색 채우기 기능을 써서 하나 하나 셀에 색을 채우는 건 생각만 해도 지겹고 팔도 많이 아플 것 같습니다.

이런 반복 작업은 어떻게 줄일 수 있을까요? 반복 작업을 줄여 주는 단축키가 F4 키입니다.

F4 키는 마지막으로 실행한 작업을 반복해주는 기능이 있는데요. 엑셀로 하는 작업 중에 제일 단순하면서도 제일 지겨운 색 채우기, 테두리 선 그리기 같이 마우스 클릭을 무한 반복해야 하는 작업을 해야 할 때 쓰면 마우스 클릭 횟수를 획기적으로 줄여주는 고마운 단축키랍니다.

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[활용 상황] 필요할 때만 수동으로 수식을 계산할 때

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함수를 많이 써서 작업을 하다 보면 매번 함수 식에 변경이 생길 때마다 엑셀이 함수를 새로 계산하기 때문에 작업에 방해가 되고 엑셀 속도가 점점 느려지다가 나중엔 계산이 돌아가는 걸 몇 분씩 멍~하니 쳐다 보고 있게 되는 일이 생기기도 하죠.

그래서 위의 그림처럼 ‘계산 옵션 = 수동’으로 변경해 놓고 필요할 때만 수동으로 계산을 돌리는 게 훨씬 효율적인데요. 치명적인 단점은 사용자가 “수식을 다시 계산해 줘.” 라고 알려주기 전까지는 엑셀이 절대 수식을 다시 계산하지 않는다는 점입니다. 이렇게 수식 계산이 안 된 걸 모르고 작업을 끝냈다가는 큰 재앙이 올 수도 있죠.

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으아니!?

그래서 ‘계산 옵션 = 수동’으로 설정하고 작업했을 때는 엑셀한테 “이제 수식을 다시 계산해 줘.” 하는 신호를 줘야 하는데요. 이때 쓰는 키가 F9 키입니다.

여기서 잠깐, F9 키는민감한 키라서 기억해 두실 게 있는데요. 함수가 들어가 있는 여러 엑셀 문서를 열고 작업을 하다가 F9 키를 누르면? 열려 있는 모든 엑셀 문서의 함수를 전부 계산합니다. 혹여나 많은 파일이 열려있을 때 F9 키를 누르면, 불필요한 계산들까지 하면서 무한 로딩 중인 엑셀을 바라만 바라보게 되는 상황이…

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걸린다 로딩… 늦는다 퇴근…

물론 이럴 때를 대비해서, 해당 시트에서만 수식을 계산 할 수 있도록 해주는 ‘Shift + F9’ 단축키도 있으니, F9 만 누르는 것보다 더 효과적이랍니다.

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오늘의 이야기는 여기까지입니다!

백문이불여일엑셀! 강의 내용을 따라서 많이 연습해 본다면 어느새 손과 머리가 기억하고 있을 거에요! 다음 편에서는 이어서 화살표 키, Alt 키와 함께 쓰는 단축키에 대해서 알아보겠습니다. :smile:

김택상 프로필

LG디스플레이에서 경영관리 (Business Management) 업무를 담당하고 있습니다. 엑셀과 친해지고 싶은 분들께 그 동안 갖은 시행착오를 겪으며 익힌 엑셀 실전 기술들을 나눠드리고 있는 엑셀 공작소의 김과장입니다.